Office 365 is zeer compleet en kan via tal van applicaties worden ingezet. Het is geschikt voor samenwerking en kan een groot aantal gebruikers opvangen. In een context waar de mode is voor "Bring Your Own Device", kunnen gebruikers de suite zelfs installeren op meerdere van hun apparaten, computers, tablets en mobiele telefoons. Voor de algemene beheerder en de beheerders van elke toepassing rijst de vraag hoe deze gebruikers te beheren. Hoe ze te beheren? Hoe controleer je de toegang en waarborg je de veiligheid van bedrijfsgegevens? Wat zijn de mogelijkheden per applicatie? Office 365 gebruikersbeheer is zowel eenvoudig als uitgebreid. Kom meer te weten over deze krachtige tool.

Toegang tot Office 365

Als samenwerkingstool maakt Office 365 het gemakkelijk om verbinding te maken en te gebruiken. Er zijn drie manieren om toegang te krijgen tot de verschillende toepassingen:

  • Anonieme toegang: de niet-geïdentificeerde gebruiker kan een document openen en opnieuw delen via een link;
  • Geauthenticeerde toegang: de gebruiker is via zijn e-mailadres verbonden met zijn Microsoft-account;
  • Externe toegang: de niet-geauthenticeerde gebruiker heeft alleen toegang tot de basisfunctionaliteit.

Wat zijn de mogelijkheden van de mondiale beheerder?

In de context van een organisatie waar naar alle rekeningen wordt verwezen, beschikt de dienstbeheerder over verschillende functionaliteiten:

  • Gebruikersaccounts aanmaken, wijzigen of verwijderen
  • Gebruikersgroepen aanmaken, wijzigen of verwijderen
  • Reageren op vragen van gebruikers
  • Office 365-services en hun status in realtime bewaken
  • Administratieve rechten hebben voor Skype Online

De beheerdersrol kan echter geen beheerdersaccounts beheren. Alleen de algemene beheerder kan dit.

Hoe gebruikers beheren in Microsoft Office 365?

De algemene beheerder kan accounts beheren vanuit het beheercentrum. Om toegang te krijgen, gaat u naar de Admin-toepassing vanuit de Office 365-toepassing launcher.

  1. Selecteer "gebruikers" in de console;
  2. Klik op "actieve gebruikers";
  3. Boven de lijst van actieve gebruikers zijn verschillende commando's beschikbaar: een gebruiker toevoegen, zoeken, een groep aanmaken en gegevens synchroniseren;
  4. Om een gebruiker toe te voegen, vult u het formulier in. U kunt ook hun wachtwoord instellen, een alias aanmaken of hen de rol van beheerder geven;
  5. Om een gebruiker te verwijderen, klikt u gewoon op zijn naam en verwijdert u zijn account. Let erop dat u de gebruiker loskoppelt van alle apparaten en diensten, en dat u de bestanden en documenten van de gebruiker lokaal downloadt.

Via de console kunnen ook de gedelegeerde beheerders worden beheerd.

Het beheer van Office 365-accounts voor gebruikers is heel eenvoudig: vanuit Azure Active Directory kunnen gebruikers zelf hun wachtwoorden opnieuw instellen.

Welke toegang tot Office 365 diensten?

De toegang tot de verschillende Office 365-diensten is gepersonaliseerd: elke dienst vereist verschillende authenticatiemethoden.

  • OneDrive for Business: OneDrive-koppelingen zijn toegankelijk in drie configuraties: deelbare koppelingen zijn beschikbaar voor iedereen die de koppeling heeft; interne koppelingen zijn alleen toegankelijk voor medewerkers; directe koppelingen zijn beperkt tot personen die door de gebruiker zijn opgegeven.
  • Microsoft Groups: Teams op Microsoft Groups kunnen zowel bestaan uit werknemers van het bedrijf als uit een groep externe werknemers en dienstverleners. Als de groep buiten de structuur open is, is het mogelijk dat een niet-geauthenticeerd lid deelneemt aan het gesprek en toegang heeft tot de documenten. De enige beperking is dat er geen sprake is van anoniem delen; een of andere vorm van authenticatie is vereist.
  • Sharepoint OnlineHet is mogelijk om bestanden of mappen aan iedereen over te dragen. Microsoft biedt verschillende niveaus van delen (iedereen, mensen die al toegang hebben, specifieke personen) en lezen (bewerken, voorstellen of bekijken). In groepssites hebben alle leden van de groep hetzelfde autorisatieniveau.
  • Skype for Business: het berichtensysteem kan alleen worden gebruikt met een Skype for Business-account, het is niet compatibel met een gratis Skype-account.

Office 365 is ontworpen in beheerlagen en biedt talrijke toepassingen als bouwstenen die een geheel vormen. Deze dubbele configuratie daagt team- en IT-managers uit. Voor vereenvoudigd dagelijks beheer, diversifieer verantwoordelijkheden, zorg voor back-ups en bouw methodologieën op belangrijke momenten in het gebruikerstraject. Op die manier zorgt u voor gegevensbeveiliging, houdt u constant teamwerk in stand en vergemakkelijkt u het gebruik van de tools door de medewerkers.

Om verder te gaan in de goede praktijken van Office 365 administratie, ontdek de adviezen van onze dochteronderneming Blue Soft Empower om uw medewerkers in telewerk te beheren dankzij Microsoft tools!

Deel dit artikel!