Een samenwerkingsplatform is de hoeksteen van projectbeheer en samenwerken, het maakt de inzet en uiting ervan mogelijk. Bij Blue Soft gebruiken we Office 365 en dit platform is een van de meest gebruikte bij onze klanten, en zelfs in de wereld.
Zoals we uit ervaring weten, biedt een samenwerkingsplatform vele mogelijkheden: tijdwinst, structurering van de uitwisselingen, centralisering van de informatie, enz. Zozeer zelfs dat het essentieel wordt: 58% van de grote en middelgrote ondernemingen heeft een "digitale werkplek" ingevoerd. Maar veel meer dan een faciliterend instrument, ondersteunt het platform u daadwerkelijk buiten de organisatie, op vele gebieden, en genereert het voordelen die u zich misschien niet realiseerde toen u het project lanceerde.
Samenwerkingsplatform maakt werknemers gelukkiger
Een gelukkige werknemer is een productieve werknemer. Dit blijkt uit het onderzoek van Ipsos en KFE: 65% van de werknemers gelooft dat samenwerken de teamproductiviteit verbetert. En een gelukkige medewerker is niet alleen iemand die tafelvoetbal speelt tijdens de pauze! Geluk op het werk wordt bereikt via andere hefbomen:
- Directere communicatie
- De ontwikkeling van horizontaliteit
- De snelheid van informatieoverdracht
- Mobiliteit gemakkelijk gemaakt
1. Het samenwerkingsinstrument doorbreekt communicatiebarrières
Een (goed) samenwerkingsplatform bevat altijd een instant messaging systeem; medewerkers hoeven niet meer naar hun toch al overvolle mailboxen om een uitwisseling op te sporen. Ook gedeelde bestanden, opmerkingen en annotaties beperken omslachtige discussies en verbeteren de communicatie.
Lees ons artikel over Microsoft Teams
2. Het samenwerkingsplatform maakt de gecontroleerde onderneming flexibeler
Dankzij een duidelijke taakverdeling is er geen verwarring tussen de rol van uitvoerder en die van informant. Medewerkers krijgen alleen de informatie die ze nodig hebben, krijgen meer verantwoordelijkheid en worden minder begeleid via e-mail CC's.
3. Werknemers hebben in real time toegang tot informatie
De samenwerkingstool is een echte aanwinst voor agile projectbeheer en informeert het team over alle wijzigingen die zich kunnen voordoen: wijzigingen in de planning, de toevoeging van nieuwe onderdelen, herzieningen van het budget of de betrokken personen, enz. Op deze manier werken managers en operationeel personeel aan elementen die worden bijgewerkt naarmate het project vordert.
4. Er worden steeds meer werkplekken gecreëerd
In een tijd waarin 53% van de beroepsbevolking bestaat uit mobiele werknemers, komen samenwerkingstools naar voren als DE oplossing. Wanneer uw bedrijf overstapt van een lokaal intranetmodel naar een samenwerkingsplatform, stelt het werknemers in staat om te werken waar ze ook zijn. Distributie over meerdere locaties, transport- of wegonderbrekingen, stakingen, persoonlijke verplichtingen... Elimineer onvoorziene omstandigheden en obstakels, zodat iedereen vanaf elke locatie aan zijn projecten kan werken.
Dankzij het samenwerkingsplatform zijn managers gelukkiger
Ook managers hebben recht op geluk! Zij worden volledig gerealiseerd wanneer aan 3 voorwaarden is voldaan:
- Zijn rol is echt om zijn team te ondersteunen
- Hij beheert zijn tijd goed
- Het controleert de planning
1. De manager wordt een facilitator
Via zijn gepersonaliseerde interface gebruikt de manager zijn instrumenten om het team te stimuleren en uitwisselingen soepeler te laten verlopen. Hij kan zijn team bijvoorbeeld opleidingen voorstellen of gratis toegang tot een extern dossier om wrijvingen weg te nemen. Hij maakt gebruik van de mogelijkheden van zijn virtuele werkplek om van leider tot facilitator te veranderen.
2. De manager optimaliseert zijn tijd
Samenwerkingsplatforms combineren de centralisatie van informatie met communicatie. Week na week heeft het hele team toegang tot dezelfde elementen: meerdere voortgangsvergaderingen zijn niet nodig, de overdracht verloopt vloeiend. En als de manager echt behoefte heeft aan groepsuitwisselingen, kan hij of zij vergaderingen op afstand organiseren dankzij de toepassingen die in de samenwerkingsplatforms zijn geïntegreerd.
3. De manager krijgt weer controle over zijn werk
Door te vertrouwen op zijn dashboard heeft de manager een globale visie op zijn werk en zijn projecten. Door over te stappen van push-uitwisselingen (ontijdig ontvangen van e-mails) naar pull-informatievergaring (informatie tot zich nemen via het dashboard) verandert de perceptie en uitvoering van het werk van de manager. Hij wordt meester van zijn verplichtingen en dicteert zijn eigen planning.
Samenwerkingsplatform verbetert klanttevredenheid
Als u, net als 67% van de bedrijven, klantrelaties als strategisch beschouwt, zullen samenwerkingsplatforms u goed van pas komen. Want samenwerking stopt niet op kantoor, ook klanten profiteren ervan.
De samenwerkingstool werkt aan meer transparantie
Wanneer uw bedrijf bepaalde gegevens openstelt voor uw klanten, beschikken zij in real time over relevante informatie. Ze krijgen een overzicht van hun aanvragen, het werk van uw teams, belangrijke dossiers en wijzigingen in de planning. De overgang van een zakelijke relatie naar een partnerschapsrelatie schept vertrouwen.
De klant moduleert zijn verzoeken in real time
Wanneer de klant zich op een element concentreert of afhankelijk van interne veranderingen, kan het zijn dat hij zijn verzoeken moet aanpassen. Aangezien zij toegang hebben tot uw informatie en gemakkelijk met u kunnen communiceren, zal hun tevredenheid toenemen.
De impact van uw digitale transformatie maximaliseren, uw medewerkers mondiger maken, het dagelijkse werk van uw manager flexibeler maken en klantentrouw opbouwen... Het samenwerkingsplatform opent veelbelovende perspectieven. Vergeet echter de training in managementtools niet, anders zijn uw inspanningen misschien niet voldoende. Een goede beheersing van het gebruik van de tools zal uw personeel in staat stellen om deze nieuwe concepten naadloos over te nemen. Laat onze experts u helpen bij het definiëren van uw project!
