De internationaal opererende Technico Flor groep heeft gekozen voor de Microsoft Office 365 suite. Een jaar geleden koos het bedrijf natuurlijk voor Microsoft Teams. Jérôme Quinten, hoofd informatiesystemen bij Technico Flor, blikt terug op wat de groep ertoe bracht om over te schakelen op Microsoft-oplossingen en deelt zijn strategische visie voor 2021.
Presentatie van de Technico Flor Group
Technico Flor is een familiebedrijf, gevestigd in Allauch, nabij Marseille. De groep telt ongeveer 180 werknemers in Frankrijk en 220 werknemers wereldwijd. De groep Technico Flor heeft drie hoofdactiviteiten: de ontwikkeling van parfums (geurcomposities), levensmiddelenaroma's en de distributie van ingrediënten voor cosmetica, smaak- en geurstoffen.
Waarom heeft u gekozen voor Microsoft Office 365?
Jérôme Quinten legt uit: "Vóór de migratie naar Office 365 bestond de IT-afdeling uit één persoon. Het beheer van 150 mailboxen was vervelend, dus zocht het bedrijf naar meer duurzame en up-to-date oplossingen. We kozen voor de Microsoft Office 365 suite voor de vereenvoudiging van het beheer van de mailboxen, voor het volume en de toekomstige implementatie van collaboratief werken."
Wat heeft u doen besluiten om voor Microsoft Teams te kiezen?
"De insluiting onthulde deze tool die we van nature hadden met de Office 365-suite. Voorheen gebruikten we het niet, maar met de gezondheidscrisis van 2020 werd Teams essentieel. We hebben verschillende vestigingen (Saint-Ouen-l'Aumône, Levallois, Allauch...) en met de inperking was reizen beperkt. Het was dus vanzelfsprekend voor ons om deze samenwerkingsoplossing te implementeren, met name voor videoconferenties. Omdat het hulpmiddel gemakkelijk te gebruiken is, begrepen de teams dat het essentieel was voor de continuïteit van de activiteit van het bedrijf en namen ze het snel over. Zowel onze medewerkers als onze klanten hebben Teams als vanzelfsprekend gebruikt. Zelfs als ze geen Teams hebben, nemen onze klanten deel aan onze videoconferenties die met de tool zijn gemaakt.
Momenteel wordt Microsoft Teams gebruikt voor communicatie tussen teams, maar er wordt steeds meer samengewerkt. Vandaag zijn er een dozijn Teams, zeer collaboratief, waarin onze medewerkers gegevens uitwisselen. We hebben een adoptiegraad van 80%, wat ik een jaar geleden niet zou hebben geloofd!
Waarom heeft u ervoor gekozen de Poly apparatuur te combineren met Teams?
"We hadden al videoconferentieapparatuur, maar dat was point-to-point, tussen slechts twee vergaderzalen, één in Allauch en de andere in Levallois. Het Poly-systeem, gekoppeld aan Teams, maakte het mogelijk om meer toegankelijke vergaderzalen te hebben, voor interne uitwisselingen en met onze klanten.
De Poly-apparatuur die we beschikbaar hebben is speciaal bedoeld voor videoconferenties, maar we hebben ook gezorgd voor individuele headsets voor werknemers. We reizen nog steeds beperkt tussen locaties, dus videoconferenties zijn een belangrijk hulpmiddel voor teamuitwisseling," zegt Quinten.
Wat zijn je plannen voor dit jaar?
"De projecten voor 2021 zijn vrij uitgebreid. Het jaar begon met een globaal digitaliseringsproject. We hebben een digitale strategie ontwikkeld met een vijftiental projecten, gekoppeld aan het commerciële gedeelte, aan de productie en ook aan de interne communicatie. Momenteel bouwen wij in Allauch twee fabrieken om de productieoppervlakte te verviervoudigen. Wij gaan deze nieuwe vestigingen uitrusten met apparatuur voor videoconferenties van Poly. Om meer te digitaliseren, zijn wij van plan toepassingen op Microsoft Power Apps te creëren, omdat ik het nut van deze toepassing en de kracht die zij ons kan bieden, heb gezien", legt de Information Systems Manager uit.
Hoe gaat u Microsoft Power Apps gebruiken?
"We hebben verschillende toepassingen in gedachten. We willen bijvoorbeeld het bezoekboek dematerialiseren om de ontvangst en opvolging van mensen op de site te vergemakkelijken. Wij zitten in de chemische industrie en onze site is beperkt toegankelijk. Wij gebruiken onze badges, maar de aanwezigheid van buitenstaanders wordt met de hand genoteerd in ons bezoekboek. Wat wij nu nodig hebben is een betere controle op de aanwezigheid op de site. We willen papier en pen vervangen door een tablet om de gegevens te centraliseren.
We hebben ook gedacht aan het maken van een onderhoudsboekje om alle kleine klusjes in een fabriek bij te houden. De bedoeling is om niet voor elk vastgesteld probleem een e-mail te sturen naar de betrokken persoon, maar een portaal te gebruiken dat alle gebeurtenissen en alle kleine herstellingen centraliseert. Zo kan de manager een lijst maken, deze per categorie groeperen en de juiste persoon sturen om in te grijpen, afhankelijk van de te verrichten werkzaamheden.
Momenteel zijn we nog niet volwassen genoeg, autonoom genoeg, om onze eigen toepassingen te ontwikkelen. Ons doel is onze externe ontwikkelaar op te leiden in Microsoft Power Apps, zodat hij enkele toepassingen kan maken die ons sneller en veelzijdiger zullen maken. Daarna zijn we van plan onszelf op te leiden om intern autonoom toepassingen te ontwikkelen.
U heeft Blue Soft Empower gebruikt, bent u tevreden over het werk van onze teams?
Jérôme Quinten bevestigt: "Ja! Empower heeft ons geholpen ons te structureren en onze organisatie te verbeteren. Het beheer van de licenties bijvoorbeeld is nu gestroomlijnd en verloopt voor mij veel vlotter. Het bespaart onmiskenbaar tijd.
De teams van Empower zijn zeer attent en hebben vaak veel ideeën. Het is een goede samenwerking. Met Empower is het vriendelijk, efficiënt, vlot en duidelijk. Van de ongeveer vijftien dienstverleners die we gebruiken, staat Empower in mijn top vier, mijn top drie. Het is een dienstverlener waar ik momenteel niet aan twijfel, dat is zeker!
