De agglomeratie Loire Forez was al een gebruiker van Microsoft-oplossingen en besloot haar oude intranet te vervangen door een Powell-intranet. Voor dit project werd een beroep gedaan op de teams van Empower . Ann-Lor Zarli-Barlet, projectmanager interne en digitale communicatie bij Loire Forez, legt uit waarom voor de Powell-oplossing is gekozen, hoe het nieuwe intranet vandaag wordt gebruikt en geeft haar mening over de samenwerking met de teams van Blue Soft Empower .
Presentatie van de agglomeratie Loire Forez
"De agglomeratie Loire Forez is een gemeenschap van 87 gemeenten en 112.000 inwoners in de Loire, op ongeveer 40 kilometer van Saint-Etienne, tussen Clermont-Ferrand en Lyon. De agglomeratie telt ongeveer 500 werknemers en 1.300 verkozenen in de 87 gemeenten in het gebied", legt mevrouw Zarli-Barlet uit.
Waarom besloot u het intranet opnieuw te ontwerpen en te kiezen voor Powell Intranet?
Ze legt uit: "Ons vorige intranet dateerde uit 2009 en was dus verouderd. De functionaliteiten ervan voldeden niet meer aan de behoeften van gebruikers of sitebeheerders, noch wat betreft ergonomie, responsief ontwerp of samenwerking.
We kozen voor de Powell-oplossing om te profiteren van de functies van Microsoft. We waren al begonnen met het inzetten van samenwerkingstools op agglomeratieniveau, met name SharePoint en Teams. Een andere reden was dat we de oplossing snel wilden ontwikkelen, omdat het nieuwe intranet operationeel moest zijn voordat de nieuwe gemeenteraad werd geïnstalleerd, na de gemeentelijke en intergemeentelijke verkiezingen.
We hadden ook problemen met grafische aanpassingen. We wilden iets verder gaan dan wat SharePoint van nature biedt, bijvoorbeeld om ons grafisch charter te integreren. Ten slotte waren we op zoek naar een oplossing die gemakkelijker te beheren was voor alle contributie- en beheerdersprofielen.
Wat bevalt u vooral aan Powell Intranet?
"Wat ons het meest beviel aan de Powell-oplossing was de snelheid van de implementatie, aangezien we een zeer strakke deadline hadden vanwege de komst van de nieuwe directeur. De belofte werd nagekomen, want het intranet was op tijd operationeel.
Ten tweede is de interface gebruiksvriendelijker dan SharePoint. Dit maakt het voor alle gebruikers gemakkelijker te begrijpen, ook voor degenen die niet per se vertrouwd zijn met computers.
Tot slot vinden we het prettig dat het schaalbaar is. Er zijn regelmatig nieuwe functies, zoals 'Flex Desk', die we net op de site hebben uitgerold."
Hoe wordt het intranet vandaag in uw gemeenschap gebruikt?
De projectmanager legt uit: "Enerzijds hebben we verschillende afdelingen die eraan bijdragen. Allereerst leidt de afdeling Communicatie het project, met ondersteuning van de afdeling Informatiesystemen. Dan is er de HR-afdeling, meer bepaald op de afdelingen "Vacatures" en "Nieuwkomers". Ten slotte is er het algemene secretariaat dat de rubriek "Organen" voedt, waarin informatie over de Gemeenschapsraad en de verschillende commissies wordt verzameld.
Anderzijds hebben wij verschillende soorten gebruikers. Ons intranet staat open voor de agenten van de Agglomeratie en het Office de Tourisme, evenals voor de secretarissen van de gemeentehuizen en de algemeen directeuren van de departementen van de 87 gemeenten van de Loire Forez. Het is ook toegankelijk voor alle gemeentelijke vertegenwoordigers van het grondgebied. In feite wilden we het openstellen voor meer dan alleen de 128 titulaire gemeenteraadsleden.
Op ons intranet kunnen de gebruikers nieuws vinden dat ofwel afkomstig is van de algemene publieke website of specifiek nieuws, met name HR-nieuws. We hebben ook nieuws in beeld gebracht, dat meer visueel en minder formeel is, en waarmee we informatie kunnen verspreiden over het leven achter de schermen van de afdelingen, over favorieten, enz. Het intranet biedt ook toegang tot een documentendatabase, met informatieve documenten (reglementen en procedures, documentsjablonen, handleidingen, enz.) en alle informatie over vergaderingen (agenda's, presentaties, notulen, enz.). Ten slotte kan men er bijvoorbeeld informatie vinden over de komst van nieuwe agenten of vacatures.
Gebruikt u Powell Intranet voor andere doeleinden?
"Ja, we wilden een directory aanbieden, gekoppeld aan HR-informatie. Dit is gekoppeld aan onze AD, zodat het gemakkelijker kan worden bijgewerkt, bijna in real time. Dit maakt het mogelijk om de verschillende gebruikers, agenten of verkozenen te vinden en hen gemakkelijk te contacteren. Inter-kennis op het niveau van de Agglomeratie wordt dus aangemoedigd.
Bovendien hebben we onlangs de module "Flex Desk", een nieuwe functie in de Powell-oplossing, in gebruik genomen met het oog op de ontwikkeling van mobiel werken. We wilden een alternatief, of ten minste een aanvulling op telewerken bieden. Vandaag kunnen agenten, via het intranet, de beschikbare kantoren op verschillende locaties van de Agglomeratie zien en ze gemakkelijk boeken.
Onze andere wens was om onze verschillende Office-tools te kunnen verbinden, zowel kantoortools als samenwerkingstools, zoals Microsoft Teams. We hebben ook bepaalde zakelijke tools aangesloten. Ons langetermijndoel is om er een 'Digital Workplace' van te maken," zegt Ann-Lor Zarli-Barlet.
Hoe was de samenwerking met de teams Empower ?
"We hebben na overleg het bedrijf Blue Soft Empower geselecteerd om een intranet met Powell te kunnen inzetten. Deze selectie vond plaats begin 2020. We werkten dus in de zeer bijzondere context van containment, waarbij het intranet tussen maart en mei 2020 werd uitgerold. Ondanks deze ongekende en complexe context is de samenwerking zeer goed verlopen.
Wij waardeerden de grondigheid, de snelheid, het reactievermogen van de teams en de kwaliteit van hun luisteren. We hadden een extra moeilijkheid: het feit dat we elkaar niet konden ontmoeten en dat we uitsluitend op afstand werkten. Desondanks waren de teams van Empower in staat om naar onze verzoeken te luisteren en ons onmiddellijk inzicht te geven in de impact op de planning en het budget, alsmede in eventuele beperkingen. Dit maakte het voor ons gemakkelijker om beslissingen te nemen. Kortom, wij zijn zeer tevreden over deze samenwerking, die efficiënt was en gebaseerd op een echte vertrouwensrelatie", besluit mevrouw Zarli-Barlet.
