De stad Nîmes heeft verschillende Microsoft-oplossingen ingezet om verschillende processen te optimaliseren en de veldwerkers van de gemeenschap een betere integratie te bieden. Marjorie Fernandes, hoofd van Collaborative Uses, Jean-Michel Gautier, hoofd van Projects and Uses (Education Department of Nîmes City Council), evenals Anne-Sylvie Charmasson, hoofd van de afdeling Catering & Cleaning, deelden hun ervaringen tijdens een webinar gewijd aan lokale overheden(beschikbaar in replay). Hier zijn de hoogtepunten van hun getuigenissen...
Invoering van een digitale identiteit voor veldagenten door de stad Nîmes
De stad Nîmes gaf allereerst een digitale identiteit aan haar veldagenten. Marjorie Fernandes legde uit hoe de gemeente te werk ging: "Voor de digitale identiteit gebeurde dat in twee fasen. Eerst hebben we onze Active Directory grondig herzien. Die werd namelijk gezien als authenticatiemiddel, maar bevatte geen elementen zoals de naam van de hiërarchische meerdere of het management. Deze elementen voeden echter automatisch de Office 365-profielen en maken gepersonaliseerde workflowsmogelijk. Mijn collega Etienne leidde dit project door geautomatiseerde systemen op te zetten zodat de HR- of telefoniesoftware de AD kon voeden. Op die manier zijn alle profielen ingevuld.
Ten tweede kregen 1 500 veldmedewerkers Office 365-licenties en een digitale identiteit door middel van een e-mail. Daarmee kregen ze toegang tot een e-mailbox, wat de communicatie vergemakkelijkt. Ze gebruiken het ook om verbinding te maken met het intranet. Zo profiteren ze van hetzelfde niveau van informatie en inclusie als andere medewerkers.
Er zij op gewezen dat de steun niet neutraal was. We moesten hen eerst een papieren brief sturen, met de steun van de IT-afdeling en de communicatieafdeling, om hen toegang te geven tot hun identificatiemiddelen. Wat de hardware betreft, besloten we hen te laten aansluiten vanaf persoonlijke apparaten. We hadden niet de mogelijkheid om ze er een te geven, maar met Office 365 is de verbinding in ieder geval veilig. "
Invoering van een Powell 365 intranet voor een betere toegang tot informatie
Het hoofd Samenwerken sprak vervolgens over het intranet van de gemeente. "We hebben een intranet opgezet (dat we "Digital Workplace" noemen ) door te kiezen voor Powell 365 in plaats van SharePoint. We wilden namelijk een "CMS"-vernis , praktischer te beheren dan SharePoint. We integreerden interne communicatie, profielen, automatische mappen en een directe link naar Teams. Elke medewerker kan rechtstreeks nieuws publiceren via een sjabloon. Dat biedt meer samenwerking en laat de buitendienstmedewerkers toe om informatie te delen over bepaalde interventies, door bijvoorbeeld foto's te delen.
Wat het een "Digital Workplace"maakt, is het feit dat dankzij de AD-structuur veel informatie (gedeelde documenten, teams in Teams, enz.) over de persoon kan worden gevonden door op zijn profiel te klikken vanuit het Powell 365-intranet. Vóór dit portaal hadden werknemers Teams aan de ene kant en SharePoint aan de andere kant. Nu hebben ze hun hele werkplek op het intranet en de link naar de applicaties van de community.
Gebruik van Microsoft Teams door de stad Nîmes om de samenwerking te optimaliseren
Marjorie Fernandes vertelde over de achtergrond van de inzet van Microsoft Teams: "We zijn bijna drie jaar geleden begonnen met de implementatie van Microsoft Teams. We begeleidden elke afdeling, de een na de ander, via workshops. De eerste die overstapte op Teams was Onderwijs. Deze afdeling zat midden in een herstructureringsproces, wat een gelegenheid was om na te denken over hoe de communicatie te verbeteren en samenwerking te ontwikkelen. De komst van de COVID (en dus van telewerken) bracht de zaak in een stroomversnelling, vooral bij de wat terughoudende afdelingen. We hadden genoeg medewerkers begeleid dat het telewerken met Teams heel goed ging. Teams is vandaag een centraal instrument geworden voor de gemeenschap.
Jean-Michel Gautier, lid van de afdeling Onderwijs van de gemeente Nîmes, raakte al snel geïnteresseerd in de Teams-oplossing. Hier is de aanpak die hij volgde om de Microsoft hub te implementeren: "Mijn eerste ervaring was het opzetten van Teams met de teams die belast zijn met het onderhoud van de eigendommen van de stad Nîmes. Ik ben in fasen te werk gegaan. Ik begon met mensen de tool te laten gebruiken, daarna gaf ik ze een deadline. Vervolgens heb ik alle documenten van SharePoint overgezet naar Teams.
Ondersteuning is belangrijk. Je moet aanwezig zijn bij je medewerkers. Het opzetten van Teams vergde veel ondersteuning, maar de tijd die ik verloor heb ik achteraf teruggewonnen. Mijn medewerkers kunnen de tool nu goed gebruiken. Je hoeft niet meer te zoeken naar documenten, co-editing is heel praktisch en bespaart tijd. Het heeft ons in staat gesteld de dematerialisatie van al onze documenten te versnellen. Vandaag ben ik met het team papierloos in mijn praktijken.
In het directoraat Onderwijs hebben we op dezelfde manier teams ingezet. We delen informatie over schoolzaken. Ik werk ook met externe bedrijven in Teams. Met privékanalen kun je teams stroomlijnen. Een privékanaal creëert een privé SharePoint, wat helpt om vertrouwelijke documenten te beschermen.
Teams is een samenwerkingsinstrument, de informatie is in real time beschikbaar. Het geeft de manager een globale visie en brengt transversaliteit. Ik gebruik het dagelijks, het is alles wat ik nu gebruik. Ik gebruik het ook met een tablet en onze referenten gebruiken het vanaf hun persoonlijke smartphone. Zo konden we tijdens de insluiting in contact blijven en de ontsmetting voorbereiden.
Ontwikkeling van een Power Apps-applicatie om het toezicht op de schoolschoonmaak te vergemakkelijken
Anne-Sylvie Charmasson, Catering & Cleaning Manager, vertelde ook hoe haar afdeling processen heeft geoptimaliseerd met Microsoft-oplossingen. "Onze afdeling heeft 2 buitendienstmedewerkers die de schoonmaak van 83 scholen in de stad regelen. Dit wordt beheerd door 5 verschillende bedrijven. Voorheen moesten de buitendienstmedewerkers de contracten, de bezoekbladen, de controlebladen meenemen. Vervolgens moesten ze foto's nemen van de resultaten van de diensten, teruggaan naar het kantoor, rapporten schrijven en dan vergaderingen organiseren met de bedrijven.
Om al dat papierwerk weg te nemen, gaven we ze tablets en een Power Apps applicatie voor tracking. Ze waren meteen verkocht. Dit nieuwe systeem maakt het mogelijk om bezoeken te vergelijken, om een lijst te hebben, om te weten waar de bezoeken zijn. We kunnen veel gemakkelijker communiceren. Dit systeem bespaart tijd en verhoogt de waarde van het werk en de vaardigheden van de agenten. Ze hebben al veel andere ideeën bedacht om de processen verder te optimaliseren. Het is een zeer, zeer goede tool en we zijn er erg blij mee.
Optimalisering van het beheer van de schoolraad met Microsoft-oplossingen in Nîmes
Het hoofd van het samenwerkingsverband legde ook uit hoe de gemeente de communicatie in verband met de schoolraden wil optimaliseren. "Elke school houdt een raadsvergadering met de verkozenen, het schoolhoofd, de ouders, enz. Sommige vragen die tijdens deze vergaderingen aan bod komen, vereisen de tussenkomst van onze diensten (bouw, onderwijs, wegen, enz.). Voor sommige van de kwesties die tijdens deze raden aan de orde worden gesteld, is de tussenkomst van onze directoraten vereist (gebouwen, onderwijs, wegen, enz.). Tot nu toe werden deze kwesties beheerd in Word en vervolgens in Excel. De afdeling onderwijs was verantwoordelijk voor het nakijken ervan, het verzenden van de vragen en het beantwoorden ervan.
Om het proces te optimaliseren hebben we een applicatie gemaakt met aangepaste SharePoint-lijsten, Power Apps en Flow. Het idee is om tijdens de vergadering direct vragen in de applicatie in te voeren. De vragen worden gekoppeld aan de betreffende schoolraad en gaan naar de gekozen vertegenwoordiger die heeft gezeten. Hij of zij leest ze nog eens door en valideert ze dan. Dankzij een "workflow" wordt het naar de bedrijfsleiding gestuurd. Deze kan een antwoord geven. De verkozenen hebben in real time zicht op wat er gaande is. Zij kunnen de raad dus beter voorbereiden. Wij zullen dit systeem uitrollen zodra de raden hun werkzaamheden hervatten, zodat schoolhoofden, gekozenen en business units toegang krijgen. Uiteindelijk is het de bedoeling om het open te stellen voor ouders, zodat zij in alle transparantie toegang hebben tot de informatie.
