Groot Avignon heeft gekozen voor een modern intranet. Hiervoor deed de agglomeratie een beroep op Blue Soft Empower voor de implementatie van de Powell Intranet-oplossing. Als hoofd interne communicatie van Groot Avignon heeft Manon Ibanez deze implementatie met de teams van Empower getest. Ze stemde ermee in om haar feedback over het hele project te delen.
Presentatie van Groot Avignon
Grand Avignon, dat dit jaar zijn 20e verjaardag viert, is een gemeenschap van 15 gemeenten plus Avignon, de centrale stad. Het beslaat meer dan 300.000 km2 en telt iets minder dan 200.000 inwoners. Grand Avignon grenst aan twee departementen (Gard en Vaucluse) en twee regio's (Occitanië en PACA).
Mevrouw Ibanez legt uit: "Intern hebben we ongeveer 650 medewerkers met zeer uiteenlopende profielen. Bij het creëren van ons intranet moesten we rekening houden met deze verscheidenheid. We hebben namelijk conservatoriumdocenten, balletdansers, kunstenaars in hart en nieren, technici voor voorstellingen, maar ook medewerkers van de buitendienst en administratie. We zijn verspreid over een twintigtal locaties in de agglomeratie.
Waarom heeft u voor Powell Intranet gekozen?
"Ons intranet was oud, zo'n tien jaar geleden. Het was vooral een opslagruimte geworden, waar het soms moeilijk was om te vinden wat je zocht. Het voldeed niet meer aan de behoeften en gebruiken van gebruikers en beheerders. Daarom besloten we om vanaf nul te beginnen, om een intranet te creëren dat gericht was op communicatie.
Allereerst moesten we kiezen tussen een intranet "Open Source"dat ergonomischer, aantrekkelijker en beter aanpasbaar was, en een SharePoint-intranet, dat beter paste in onze IS-omgeving onder Microsoft Office 365. Logica en verstand deden ons kiezen voor een SharePoint-oplossing. De voorwaarde was echter dat er een Powell Intranet-achtige overlay zou zijn, om het gemakkelijker aan te leren. Dankzij deze oplossing kregen we een meer ergonomische en gebruiksvriendelijke interface, zowel voor lezers als voor medewerkers. Het stelde ons in staat verder te gaan in maatwerk dan SharePoint alleen. Bovendien verliep de ontwikkeling met Powell Intranet sneller. Het was dus aantrekkelijker voor ons wat betreft onze doelstellingen.
Naarmate het project vorderde, zagen we de verschillende voordelen van Powell Intranet. Met deze oplossing konden we ons intranet inrichten zoals we wilden, met een aantrekkelijke, aanpasbare interface. Het grote voordeel is dat Powell Intranet schaalbaar is. Na een goede opleiding door de teams van Empower werden we autonoom in het gebruik ervan" , aldus het hoofd interne communicatie van Grand Avignon.
Hoe werd het intranet van Groot Avignon opgebouwd?
"Het intranetproject werd ondersteund door de afdeling communicatie, waartoe ik behoor. Ik stuurde het aan met steun van de afdeling informatiesystemen, die me adviseerde en technisch advies gaf. We deden een beroep op een assistent voor projectbeheer om onze specificaties op te stellen. Vervolgens hebben we overlegd voor de creatie van een intranet in SharePoint met een Powell overlay. Het was Blue Soft Empower die we kozen om ons bij het project te begeleiden.
We wilden een intranet creëren met verschillende aspecten. Ten eerste wilden we de informatie voor iedereen toegankelijk maken, ook voor 'offline' medewerkers . Vandaag hebben alle 650 medewerkers toegang tot het intranet door in te loggen met hun e-mailadres. De interface wordt geopend wanneer zij inloggen op de speciale computerstations. Mobiele medewerkers hebben toegang tot het intranet vanaf hun smartphone of tablet. Ten tweede wilden we een rubriek gewijd aan hulpmiddelen, zowel documentaire hulpmiddelen als werkinstrumenten. Ten derde wilden we uitwisselingen en gesprekken tussen medewerkers stimuleren, zowel over professionele als extra-professionele onderwerpen. Dit onderdeel ontbreekt vandaag een beetje, omdat het intranet nog geen jaar oud is, en de beperkingen hebben niet geholpen. We gaan de agenten de komende maanden ondersteunen bij dit aspect, omdat het nog geen deel uitmaakt van hun gebruik. In de tussentijd is Yammer onze uitwisselingsruimte," zegt Manon Ibanez.
Zij voegt daaraan toe: "Wat de bijdrage betreft, hebben wij ervoor gekozen de toegang te beperken tot enkele afdelingen en directoraten. Ik ben de belangrijkste medewerker, bijgestaan door een collega van externe communicatie. Om de rubriek informatie en nieuws te verrijken, werk ik samen met correspondenten die mij informatie geven over hun afdelingen of projecten. De afdeling personeelszaken levert een autonome bijdrage aan HR-nieuws, met name de aankondiging van nieuwkomers of vertrekkers. De afdeling vergaderingen en algemene middelen werkt mee aan de vergaderingen, organen en administratieve agenda's. De afdeling archieven en documentatie is eveneens autonoom op dit gebied. Ten slotte helpt de IT-afdeling ons met het meer technische gedeelte.
Wat is uw mening over het team Empower en zijn werk?
"In één woord: geweldig! Het team Empower, waarmee het meteen klikte, begreep me en paste zich aan aan het feit dat ik niet alles onder de knie had omdat ik niet uit de IS-wereld kom. Het team toonde veel geduld, beschikbaarheid en reactievermogen op mijn twijfels, mijn zorgen en soms mijn misverstanden.
In het begin was ik een beetje bang voor de besturing. En in feite gaat het heel goed, het is vloeiend en toegankelijk. Dat geldt ook voor de bijdragers, die ik zelf heb opgeleid nadat ik door Empower in Powell Intranet was opgeleid. In ieder geval weten we dat Empower nooit ver weg is! Ongeacht hun publiek heb ik de indruk datEmpower zich weet aan te passen en dit is het sterke punt van onze samenwerking geweest" besluit Manon Ibanez.
