La ville de Nîmes a déployé différentes solutions Microsoft afin d’optimiser différents processus et offrir un meilleur niveau d’inclusion aux agents de terrain de la collectivité. Marjorie Fernandes, Responsable des usages collaboratifs, Jean-Michel Gautier, Chef du service Projets et usages (Direction de l’éducation de la mairie de Nîmes), ainsi que Anne-Sylvie Charmasson, Responsable du service Restauration & nettoyage, ont partagé leur expérience lors d’un webinar dédié aux collectivités (disponible en replay). Retour sur les moments forts de leur témoignage…
Mise en place d’une identité numérique pour les agents de terrain par la ville de Nîmes
La ville de Nîmes a tout d’abord donné une identité numérique aux agents de terrain. Marjorie Fernandes a expliqué comment la collectivité a procédé en ces termes : « Pour l’identité numérique, cela s’est fait en 2 étapes. Nous avons d’abord fait un gros travail de refonte sur notre Active Directory. En effet, il était vu comme un moyen d’authentification, mais ne contenait pas d’éléments comme le nom du supérieur hiérarchique ou de la direction. Pourtant, ces éléments alimentent de façon automatique les profils Office 365 et permettent de faire des “workflows” personnalisés notamment. Mon collègue Etienne a mené ce chantier en mettant en place des automatisations pour que les logiciels RH ou de téléphonie alimentent l’AD. Ainsi, tous les profils ont été complétés.
Ensuite, 1500 collaborateurs terrain ont été dotés de licences Office 365 et d’une identité numérique à l’aide d’un e-mail. Cela leur a permis d’accéder à une boîte e-mail, ce qui facilite la communication. De même, ils l’utilisent pour se connecter à l’intranet. Ce faisant, ils bénéficient du même niveau d’information et d’inclusion que les autres collaborateurs.
Il faut noter que l’accompagnement n’a pas été neutre. Nous avons dû commencer par leur envoyer un courrier papier, avec le support de la DSI et de la Direction de la communication, pour leur donner accès à leurs identifiants. Concernant l’équipement matériel, nous avons pris le parti de les laisser se connecter depuis des périphériques personnels. Nous n’avions pas la possibilité de leur en mettre à disposition, mais de toute façon, avec Office 365, la connexion est sécurisée. »
Déploiement d’un intranet Powell 365 pour un meilleur accès à l’information
La Responsable des usages collaboratifs a ensuite parlé de l’intranet de la collectivité. « Nous avons mis en place un intranet (que nous appelons “Digital Workplace”) en choisissant Powell 365 à la place de SharePoint. En effet, nous souhaitions un vernis “CMS”, plus pratique à gérer que SharePoint. Nous y avons intégré la communication interne, les profils, les annuaires automatiques et le lien direct à Teams. N’importe quel collaborateur peut publier directement une actualité grâce à un modèle. Cela offre plus de collaboration et permet aux agents de terrain de partager des informations sur certaines interventions, en partageant des photos par exemple.
Ce qui en fait un “Digital Workplace”, c’est le fait que grâce à la structuration AD, on peut retrouver beaucoup d’informations (documents partagés, équipes dans Teams…) sur la personne en cliquant sur son profil depuis l’intranet Powell 365. Avant ce portail, les collaborateurs avaient Teams d’un côté, SharePoint de l’autre. Maintenant, ils ont l’ensemble de leur poste de travail sur l’intranet et le lien vers les applications de la collectivité. »
Utilisation de Microsoft Teams par la ville de Nîmes pour optimiser la collaboration
Marjorie Fernandes a évoqué le contexte du déploiement de Microsoft Teams : « Nous avons commencé la mise en place Microsoft Teams il y a presque 3 ans. Nous avons accompagné chaque direction, l’une après l’autre, grâce à des ateliers. La première passée à Teams est celle de l’éducation. Cette direction était en pleine restructuration, l’occasion de réfléchir à comment fluidifier la communication et développer la collaboration. L’arrivée de la COVID (et donc du télétravail) a accéléré les choses, notamment auprès des directions un peu réticentes. Nous avions suffisamment accompagné de collaborateurs pour que le télétravail avec Teams se passe très bien. Teams est devenu un outil central de la collectivité aujourd’hui. »
Jean-Michel Gautier, membre de la Direction de l’éducation de la mairie de Nîmes, s’est vite intéressé à la solution Teams. Voici l’approche qu’il a adoptée pour mettre le hub de Microsoft en place : « Ma première expérience a été de mettre en place Teams avec les équipes en charge de la maintenance du patrimoine de la ville de Nîmes. J’ai procédé par étapes. J’ai commencé à faire utiliser l’outil, puis j’ai donné une date limite. J’ai ensuite basculé tous les documents du SharePoint dans Teams.
L’accompagnement, c’est important. Il faut être présent auprès de ses collaborateurs. La mise en place de Teams m’a demandé beaucoup d’accompagnement, mais le temps que j’ai perdu, je l’ai récupéré derrière. Mes collaborateurs sont aujourd’hui capables de bien utiliser l’outil. Plus besoin de chercher les documents, la coédition est très pratique et fait gagner du temps. Ça nous a permis d’accélérer la dématérialisation de tous nos documents. Aujourd’hui, avec l’équipe, je suis à zéro papier dans mes pratiques.
Nous avons déployé Teams de la même manière à la Direction de l’éducation. Nous partageons des informations sur des problématiques d’école. Je travaille également avec des entreprises externes dans Teams. Avec les canaux privés, on peut rationaliser les équipes. Un canal privatif crée un SharePoint privatif, ce qui permet de protéger les documents confidentiels.
Teams est un outil collaboratif, l’information est disponible en temps réel. Il permet de donner une vision globale au manager et apporte de la transversalité. Je l’utilise au quotidien, je ne passe plus que par ça. Je l’utilise aussi avec une tablette et nos référents l’utilisent depuis leur smartphone personnel. Cela nous a permis de rester en lien pendant le confinement et de préparer le déconfinement. »
Création d’une application Power Apps pour faciliter le contrôle du nettoyage des écoles
Anne-Sylvie Charmasson, Responsable du service Restauration & nettoyage, a également partagé la façon dont son service a optimisé les processus avec les solutions Microsoft. « Notre service comprend 2 agents de terrain qui contrôlent le nettoyage de 83 écoles de la ville. Ce dernier est géré par 5 sociétés différentes. Avant, les agents de terrain devaient prendre avec eux les contrats, les fiches de visite, les fiches de contrôle. Ils devaient ensuite prendre des photos du résultat des prestations, rentrer au bureau, écrire des rapports puis organiser des réunions avec les sociétés.
Pour supprimer tous ces papiers, nous leur avons mis à disposition des tablettes et une application Power Apps pour le suivi. Ils ont accroché tout de suite. Ce nouveau système permet de comparer les visites, d’avoir un listing, de savoir où les visites en sont. Nous communiquons beaucoup plus facilement. Ce système permet un gain de temps, ainsi que la revalorisation du métier des agents et de leurs compétences. Ils ont d’ailleurs déjà trouvé plein d’autres idées pour continuer à optimiser les processus. C’est un très très bon outil, nous en sommes très contents ! »
Optimisation de la gestion des conseils d’école grâce aux solutions Microsoft à Nîmes
La Responsable des usages collaboratifs a également expliqué comment la collectivité compte optimiser la communication liée aux conseils d’école. « Chaque école tient un conseil avec les élus, le directeur d’école, les parents d’élèves, etc. Certaines questions posées pendant ces conseils demandent l’intervention des directions chez nous (bâtiment, éducation, voirie…). Jusqu’à présent, ces questions étaient gérées dans des Word, puis des Excel. La direction de l’éducation avait la responsabilité de les relire, de dispatcher les questions et d’y répondre.
Pour optimiser le processus, nous avons créé une application avec des listes SharePoint personnalisées, du Power Apps et du Flow. L’idée, c’est de rentrer les questions dans l’application directement pendant la séance. Les questions sont rattachées au conseil d’école concerné et partent à l’élu ayant siégé. Il relit, puis valide. Grâce à un “workflow”, c’est envoyé à la direction métier. Celle-ci peut apporter une réponse. Les élus ont une vision en temps réel de ce qu’il se passe. Ils peuvent donc préparer le conseil plus efficacement. Nous déploierons ce système dès la reprise des conseils, en donnant accès aux directeurs d’école, aux élus et aux directions métier. A terme, l’idée est de l’ouvrir aux parents d’élèves pour qu’ils puissent accéder à l’information en toute transparence. »
