Dans la famille des outils numériques qui facilitent le collaboratif, le réseau social d’entreprise est une arme de cohésion massive. Yammer en est un acteur historique, qui s’est inspiré des meilleurs médias sociaux dans ses fonctionnalités.
Yammer a rejoint Microsoft en 2012, pour s’intégrer à la suite Office 365 et favoriser les échanges entre les équipes. Mais ces dernières peuvent avoir besoin d’un petit coup de pouce pour se lancer et rendre le réseau vivant. Voilà pourquoi il est essentiel d’animer votre communauté Yammer. Sans quoi, le réseau perd rapidement de son intérêt. Voici quelques-unes de nos bonnes pratiques pour faire de votre réseau Yammer un ciment du collectif dans votre entreprise.
A voir aussi notre article qui compare Yammer et Teams
1. Bien paramétrer Yammer, avec les bons outils et fonctionnalités
Avant de lancer les grandes manœuvres et d’inviter tous vos collaborateurs à partager des posts sur votre réseau social d’entreprise, il faut préparer l’interface pour qu’elle soit engageante. Voici quelques paramètres à ne pas négliger si vous voulez que votre communauté de collaborateurs se sente bien accueillie sur Yammer :
- Définir un nom convivial : « le Yammer de l’entreprise » ne doit pas être le nom par lequel vos collaborateurs l’identifieront. Nommez le réseau comme vous nommeriez un salon convivial, un club…
- Choisissez les applications tierces qui peuvent communiquer avec Yammer, et notamment intégrez celles qui sont en usage dans l’entreprise. Si elles ne sont pas présentes, les collaborateurs auront tendance à se reporter à leur usage habituel.
- Personnalisez l’apparence : couleurs et logos doivent être en accord avec l’identité visuelle de l’entreprise. Vous pouvez même aller jusqu’à créer une identité visuelle propre au réseau, pour créer un sentiment d’appartenance.
- Ayez des réglages techniques « souples » : il est tentant de limiter certains usages, mais ne soyez pas trop contraignants. Pour que le réseau soit attractif, l’expérience utilisateur doit y être agréable.
2. Désigner un animateur et identifier quelques « Yam’bassadeurs »
Animer une communauté Yammer nécessite… Un animateur. Ou un groupe d’animateurs. Ce peut être le rôle de la communication interne, de votre office manager ou d’un volontaire parmi les collaborateurs les plus engagés et motivés. Et comme pour le community management « classique », cet animateur devra définir une ligne éditoriale. Il faudra avoir une stratégie de contenus engageants, répondre, orienter, développer la communauté en rassemblant le plus grand nombre de collaborateurs autour de sujets qui vont toucher plusieurs aspects de l’entreprise.
Une stratégie alternative peut consister à proposer ce rôle de façon ponctuelle à différentes personnes. Chaque mois, un animateur différent prend le réseau en main et lui donne sa tonalité. Cela peut permettre, surtout dans les entreprises multisites, de créer du lien entre les différentes entités, bâtiments, services, villes etc.
Quelle que soit la stratégie, il faudra en tout cas prévoir régulièrement des « comités éditoriaux » afin d’être certain que les messages transmis soient cohérents avec la communication de l’entreprise, son style de gouvernance et sa culture interne.
3. Créer des Groupes sur des sujets suscitant le partage d’information et d’expérience
Bien sûr vous aller créer des groupes en lien avec les activités et les projets de l’entreprise. Dans presque toutes les communautés Yammer on retrouve le groupe « Nouveaux clients », « Communication », « Infos RH » etc.
Pour engager votre communauté de collaborateurs, vous pourrez aussi suggérer ou créer des groupes plus informels. Dans des entreprises multinationales, on voit ainsi des groupes partagés par différents pays pour pratiquer le « home exchange » pour les vacances. Plus simplement, certains créent spontanément des groupes autour de passion communes, tels que le Club des fous de Chocolat ou celui des musiciens. Ces groupes plus légers permettent de développer considérablement les échanges entre collaborateurs, qui ne se côtoient pas toujours au quotidien.
4. Modérer modérément, relancer les discussions
Faut-il modérer les échanges sur Yammer ? En général c’est peu nécessaire. Car contrairement aux réseaux sociaux grand public sur lesquels l’anonymat permet à certains de se défouler, sur Yammer on est entre collègues, et à ce titre règne une certaine autocensure. Néanmoins, il faut bien sûr surveiller que certains débats ne dérivent pas, et qu’ils se tiennent dans un cadre que vous définirez dans une charte. Nous allons y revenir.
En revanche n’hésitez pas à intervenir dans certaines discussions pour les relancer, en les alimentant de nouveaux documents, informations, actualités…
5. Organiser régulièrement des événements prolongeant les discussions
Yammer est aussi l’endroit où vous pouvez organiser, préparer et prolonger des événements internes. Par exemple vous pourrez préparer un Lunch & Learn autour d’un sujet, en documentant l’événement avant, puis en prolongeant le débat après la réunion (que vous pourrez jouer en temps réel en visioconférence, enregistrer et rediffuser).
6. Créer une charte de la communauté Yammer et communiquer régulièrement sur celle-ci
Afin que les échanges se déroulent de façon apaisée, il est important que vous rédigiez une charte d’utilisation. Vous devrez rappeler quelques fondamentaux tels que des interdictions légales (racisme, sexisme etc.). Vous pourrez également proposer d’éviter certains sujets sensibles. Par exemple les opinions politiques pourront être bannies.
Si un collaborateur dérape ou se montre un peu trop incisif dans une discussion, ne le rappelez pas à l’ordre en public. Envoyez-lui un message privé pour lui demander de modifier sa prise de parole ou de modérer son tempérament, de façon diplomatique. Il ne s’agit pas de censurer, mais bien d’organiser la bonne entente de tout.
Vous pourrez aussi préciser les règles de gestion choisies, par exemple la possibilité ou non de créer librement des groupes, les applications autorisées, afin que l’expérience reste fluide.
7. Sensibiliser les nouveaux entrants par l’intégration de Yammer au Onboarding
Enfin, afin que le réseau vive, il est important d’intégrer la présentation de Yammer à l’accueil de vos nouveaux collaborateurs. Tout le monde n’est pas habitué à avoir un réseau social d’entreprise, il est important d’en expliquer le rôle, les règles et d’inciter tout le monde à accueillir les nouveaux venus.
Yammer peut même devenir un endroit stratégique pour présenter un nouveau collègue, même aux plus éloignés géographiquement. Vous pouvez par exemple créer un groupe spécifique « Welcome on board ! » dans lequel chacun peut se présenter, par exemple dans une vidéo de 1 minute.
Un réseau Yammer bien animé peut ainsi devenir le ciment des entreprises qui ont des collaborateurs dispersés ou des tailles critiques, qui ne permettent pas à tous de se retrouver au coin café. Il devient alors un lieu où l’intelligence collective peut se développer. Intégré à Office 365, il a pleinement sa place dans la stratégie de développement du travail collaboratif. Pour explorer plus précisément la façon dont ces outils peuvent transformer votre organisation, contactez nos experts !
