In de familie van digitale hulpmiddelen die samenwerking vergemakkelijken, is het sociale netwerk van ondernemingen een wapen van massaconsolidatie. Yammer is een historische speler op dit gebied, en zijn functionaliteiten zijn geïnspireerd op de beste sociale media.
Yammer sloot zich in 2012 aan bij Microsoft om te integreren met de Office 365-suite en om uitwisselingen tussen teams te bevorderen. Maar teams hebben misschien een beetje hulp nodig om te beginnen en het netwerk tot leven te brengen. Daarom is het essentieel om uw Yammer community levendig te houden. Zonder dat, verliest het netwerk snel interesse. Hier zijn enkele van onze beste praktijken om van uw Yammer-netwerk een collectieve kracht in uw bedrijf te maken.
Zie ook ons artikel waarin Yammer en Teams worden vergeleken
1. Yammer goed opzetten, met de juiste tools en functies
Voordat u al uw medewerkers uitnodigt om berichten te delen op uw sociale bedrijfsnetwerk, moet u de interface zo voorbereiden dat deze aantrekkelijk is. Hier zijn een paar dingen om in gedachten te houden als u wilt dat uw werknemersgemeenschap zich welkom voelt op Yammer:
- Definieer een vriendelijke naam: "Yammer van het bedrijf" moet niet de naam zijn waarmee uw werknemers Yammer identificeren. Noem het netwerk zoals je een gezellige lounge zou noemen, een club...
- Kies applicaties van derden die kunnen communiceren met Yammer, en integreer vooral de applicaties die in het bedrijf in gebruik zijn. Als die er niet zijn, zullen de werknemers geneigd zijn terug te vallen op hun gebruikelijke gedrag.
- Personaliseer de look: kleuren en logo's moeten in overeenstemming zijn met de visuele identiteit van het bedrijf. U kunt zelfs zo ver gaan dat u een visuele identiteit creëert die specifiek is voor het netwerk, om een gevoel van saamhorigheid te creëren.
- Zorg voor "flexibele" technische instellingen: het is verleidelijk om bepaalde toepassingen te beperken, maar wees niet te restrictief. Wil het netwerk aantrekkelijk zijn, dan moet de gebruikerservaring aangenaam zijn.
2. Wijs een facilitator aan en identificeer enkele "Yam'bassadors
Het runnen van een Yammer gemeenschap vereist... Een facilitator. Of een groep facilitators. Dit kan de rol zijn van de interne communicatieafdeling, uw office manager of een vrijwilliger onder de meest toegewijde en gemotiveerde werknemers. En net als bij het "klassieke" community management zal deze facilitator een redactionele lijn moeten uitzetten. Hij of zij zal een boeiende contentstrategie moeten hebben, moeten reageren, de community begeleiden en ontwikkelen door zoveel mogelijk medewerkers samen te brengen rond onderwerpen die meerdere aspecten van het bedrijf raken.
Een alternatieve strategie bestaat erin deze rol op ad hoc-basis aan verschillende personen aan te bieden. Elke maand neemt een andere facilitator de leiding van het netwerk op zich en zet de toon. Vooral in bedrijven met meerdere vestigingen kan dit helpen om een verband te leggen tussen de verschillende entiteiten, gebouwen, afdelingen, steden, enz.
Welke strategie ook wordt gevolgd, het zal in ieder geval noodzakelijk zijn regelmatig "redactiecomités" te plannen om ervoor te zorgen dat de overgebrachte boodschappen consistent zijn met de communicatie van de onderneming, haar bestuursstijl en haar interne cultuur.
3. Creëer groepen over onderwerpen die het delen van informatie en ervaring aanmoedigen
Natuurlijk zult u groepen maken die verband houden met de activiteiten en projecten van het bedrijf. In bijna alle Yammer communities vindt u de groep "Nieuwe klanten", "Communicatie", "HR info" etc.
Om uw werknemers te betrekken, kunt u ook informelere groepen voorstellen of oprichten. In multinationale ondernemingen zien we groepen die door verschillende landen worden gedeeld om "woningruil" te beoefenen voor vakanties. Simpeler gezegd, sommige mensen richten spontaan groepen op rond gedeelde passies, zoals de Chocolate Fanatics Club of de Musicians Club. Deze lichtere groepen maken het mogelijk de uitwisselingen tussen werknemers die elkaar niet altijd dagelijks ontmoeten, aanzienlijk te ontwikkelen.
4. Matige moderatie, heropenen van discussies
Is het nodig om uitwisselingen op Yammer te modereren? In het algemeen is er weinig behoefte. In tegenstelling tot openbare sociale netwerken, waar anonimiteit sommige mensen in staat stelt hun frustraties te uiten, ben je op Yammer onder collega's, en als zodanig is er een zekere mate van zelfcensuur. Niettemin moet er natuurlijk voor worden gezorgd dat bepaalde debatten niet uit de hand lopen, en dat zij worden gevoerd binnen een kader dat u in een handvest vastlegt. We komen hier nog op terug.
Aarzel echter niet om in te grijpen in bepaalde discussies om ze nieuw leven in te blazen, door nieuwe documenten, informatie, nieuws... toe te voegen.
5. Regelmatige evenementen organiseren om de discussies uit te breiden
Yammer is ook de plek waar u interne evenementen kunt organiseren, voorbereiden en uitbreiden. U kunt bijvoorbeeld een Lunch & Learn rond een onderwerp voorbereiden, het evenement van tevoren documenteren en het debat na de vergadering voortzetten (dat u in realtime via videoconferentie kunt afspelen, opnemen en opnieuw afspelen).
6. Creëer een Yammer community charter en communiceer hier regelmatig over
Om ervoor te zorgen dat de uitwisselingen op vreedzame wijze verlopen, is het van belang dat u een gebruikershandvest opstelt. U zult de mensen moeten herinneren aan een paar basisregels, zoals wettelijke verboden (racisme, seksisme, enz.). U kunt ook voorstellen om bepaalde gevoelige onderwerpen te vermijden. Politieke meningen zouden bijvoorbeeld verboden kunnen worden.
Als een werknemer uit de hand loopt of iets te krachtig is in een discussie, roep hem dan niet in het openbaar uit. Stuur hen een privé-bericht waarin u hen vraagt hun toon te veranderen of hun temperament op een diplomatieke manier af te zwakken. Het punt is niet om te censureren, maar om alles in orde te houden.
U zult ook de gekozen beheersregels kunnen specificeren, bijvoorbeeld of groepen al dan niet vrij kunnen worden aangemaakt, welke toepassingen zijn toegestaan, zodat de ervaring vloeiend blijft.
7. Bewustmaking van nieuwkomers door Yammer te integreren in Onboarding
Om het netwerk levendig te houden, is het ten slotte belangrijk om de Yammer-presentatie te integreren in de verwelkoming van uw nieuwe medewerkers. Niet iedereen is gewend aan een sociaal netwerk van het bedrijf, het is belangrijk de rol en de regels ervan uit te leggen en iedereen aan te moedigen nieuwkomers te verwelkomen.
Yammer kan zelfs een strategische plek worden om een nieuwe collega voor te stellen, zelfs aan degenen die geografisch ver weg zijn. U kunt bijvoorbeeld een specifieke "Welkom aan boord!"-groep maken waar iedereen zich kan voorstellen, bijvoorbeeld in een video van 1 minuut.
Een goed functionerend Yammer netwerk kan de lijm worden voor bedrijven met verspreide werknemers of kritische groottes die niet iedereen toelaten om elkaar te ontmoeten op de koffiehoek. Het wordt een plaats waar collectieve intelligentie zich kan ontwikkelen. Geïntegreerd met Office 365 heeft het een volwaardige plaats in de strategie voor de ontwikkeling van collaboratief werk. Om precies te weten hoe deze tools uw organisatie kunnen transformeren, neem contact op met onze experts!
