De oplossing Letsignit, waarvan Blue Soft Empower een partner is, maakt het mogelijk om de e-mailhandtekeningen van het personeel van een organisatie aan te maken en te beheren via een eenvoudige en intuïtieve interface. Het bedrijf Softway Medical heeft het overgenomen en geeft ons zijn feedback.
Anthony Brasdefer, het hoofd informatiesystemen, belast met de IT-middelen van het bedrijf en het gebruik en de ontwikkeling van bedrijfsinstrumenten, beantwoordde onze vragen.
Hoe is de behoefte aan een oplossing als Letsignit ontstaan en wat kun je er concreet mee doen?
Anthony Brasdefer. Aanvankelijk was het een behoefte van de communicatieafdeling die via handtekeningen beter met onze klanten wilde communiceren. Met Letsignit kunnen we het beheer van de handtekeningen van het bedrijf implementeren en centraliseren, maar ook banners opzetten voor zowel de interne communicatie als met onze klanten.
Met de Letsignit-oplossing konden we ook de communicatie aanpassen aan het profiel van de mensen in het bedrijf, dat wil zeggen dat ik op een andere manier communiceer met klanten dan andere afdelingen.
Wat heeft Letsignit veranderd in de processen en het dagelijks leven van Softway Medical?
AB. Letsignit heeft het makkelijker gemaakt voor gebruikers om dagelijks te ondertekenen, omdat ze zich geen zorgen hoeven te maken over "ik maak mijn handtekening, ik moet mijn titel veranderen " of dat soort dingen. Voor Letsignit maakten mensen hun eigen handtekeningen. We probeerden de handtekeningen te homogeniseren, maar dat was niet per se duidelijk.
Met Letsignit konden we de implementatie ervan automatiseren, maar ook de handtekeningen overnemen die voorafdoor de medewerkers waren aangemaakt. En voor nieuwe medewerkers kon de nieuwe handtekening automatisch worden geïnstalleerd zonder dat ze iets hoefden te doen.
Aangezien wij onze bedrijfsdirectory gebruiken, gebeurt alles automatisch. Wat de ondersteuning betreft, hebben wij hierdoor het aantal verzoeken om handtekeningen aanzienlijk kunnen verminderen, want zodra de oplossing is geïnstalleerd, hoeft de gebruiker niets meer te doen.
Waarom heeft u voor deze oplossing gekozen?
AB. We kozen voor Letsignit vanwege de eenvoud van het gebruik, de integratie met Microsoft 365 en het feit dat het cross-platform is, dus het werkt zowel op de Microsoft Windows-omgeving als op Mac-computers.
Waarom heb je een beroep gedaan op Blue Soft Empower ?
AB. Toen de communicatieafdeling me vertelde over hun signatuurproject, dacht ik aan Empower om te proberen een oplossing te vinden die gebruikt kon worden met Microsoft 365-platforms. En Empower vertelde me direct over Letsignit.
We hadden in het verleden al een beroep gedaan op Empower voor verschillende projecten en wat ons beviel was hun expertise en hun gevoel voor goed werk. Daarom besloten we opnieuw met hen samen te werken voor de Letsignit-oplossing.
Hoe ben je in contact gekomen met Letsignit?
AB. Empower stelde ons de oplossing voor handtekeningbeheer voor, en toen ging het heel snel. We begonnen te praten met de Letsignit teams. Daarna hebben we een POC gedaan en daarna hebben we de oplossing ingezet. Aangezien we een goed gevulde bedrijfsgids hadden met alle benodigde informatie, d.w.z. naam, voornaam, functie van de persoon, enz. was het echt vanzelfsprekend, in een paar dagen.
Zijn er plannen voor 2022?
AB. In 2022 zullen we ons project voor een nieuw hoofdkantoor voor Softway Medical afronden. Op IT-gebied is er veel werk aan de winkel. Dan zullen we zeker een project uitvoeren op het samenwerkingsgedeelte van Microsoft Teams, met name met Planner, waardoor we, denk ik, meer reactief kunnen zijn op het projectmanagementgedeelte. Ik denk dat we met deze tool veel kunnen doen op het gebied van organisatie en teambeheer. Dit wordt dus een van mijn grote projecten in 2022.
