Keys AM (voor "Asset Management") is een atypische speler in zijn sector. Naast de vrij traditionele activiteit van vastgoedbeheer combineert Keys AM een strategie van innovatie, in start-up modus. Met een visie gericht op de kracht van digitaal en de impact daarvan op alle aspecten van vastgoed. Het is dan ook logisch dat digitaal centraal staat in de organisatie van het bedrijf. Om de uitdagingen volledig te begrijpen, vroegen we Christophe Ferrer, haar IT-directeur, om met ons te praten over de plaats van technische projecten en hun strategische dimensie.

Kunt u ons vertellen over Keys AM en hoe het zich sinds de oprichting heeft ontwikkeld?

Christophe Ferrer: "Keys AM is een jong bedrijf, aangezien we in 2011 zijn opgericht, en het groeit erg snel. We hebben bijvoorbeeld onze fondsenwerving in de afgelopen twee jaar verdubbeld, evenals het aantal medewerkers op alle gebieden. Ik ben zelf twee jaar geleden gekomen toen de behoefte ontstond om het bedrijf te structureren wat betreft de backoffice. Het ging erom deze groei mogelijk te maken en de medewerkers in staat te stellen zowel innovatief als efficiënt te zijn.

Wij werken met professionals die één ding gemeen hebben: zij zijn gewend zich te ontwikkelen in een digitale wereld en stellen hoge eisen aan de reactiesnelheid die wij moeten hebben. We moeten dus wendbaar zijn, maar tegelijkertijd zeer nauwgezet met de veiligheid omgaan, omdat we op sterk gereguleerde markten opereren. Wij opereren op sterk gereguleerde markten.

Wat is de rol van digitaal in de strategie van de groep?

• Fondsgegevens voor onze beleggersklanten. Deze worden voornamelijk geconsolideerd op Salesforce en beheerd door de teams.
• Gegevens in verband met onroerend goed: ondertekening van huurovereenkomsten, gegevens over het goed zelf (bijbehorende contracten, enz.). Dit zijn gegevens die altijd toegankelijk moeten zijn en die via onderling verbonden systemen worden geconsolideerd. Dit is het zeer strategische gebied waar Blue Soft om de hoek komt kijken.

In tegenstelling tot oudere spelers is digitaal voor ons geen onderwerp van transformatie: we hebben het meteen geïntegreerd en ons informatiesysteem zo ingericht dat het zo digitaal mogelijk is. Concreet betekent dit een papierloze strategie en een grote mobiliteit van de medewerkers. Wij werken veel op afstand. Onze kantoren zijn gevestigd in Luxemburg, Parijs en Monaco en onze verkopers zijn verspreid over heel Frankrijk. We werken vaak op afstand of in coworking. We zitten nog niet in de "flex office"-modus, maar we komen er in veel opzichten wel dichterbij.

Wat is de plaats van het project waarbij Blue Soft betrokken is in deze strategie?

"De rol van Blue Soft is bijzonder belangrijk en direct gekoppeld aan de ambitie van de groep. Blue Soft is actief op drie fundamentele aspecten van het bedrijf: gegevensverzameling, consolidatie en beveiliging. In principe gebruiken we een ERP van de markt, Yardi, gespecialiseerd in vermogensbeheer. Maar gezien onze innovatieve dimensie hebben wij veel gegevens die niet in de vakjes van deze tool passen. Daarom hebben wij met Blue Soft de opslagplaats voor deze aanvullende gegevens, de opslag en de beveiligingsstrategie gecreëerd. Vooral op dit laatste punt waren we erg kieskeurig en Blue Soft kon aan alle eisen ten aanzien van de AMF en de RGPD voldoen.

Om deze atypische gegevens te consolideren met die van Yardi, creëerde Blue Soft een enkele repository op een tool met een interface voor medewerkers, in de vorm van een applicatie.

De aldus ontwikkelde oplossing en haar API-modus hebben ons in staat gesteld om deze dienst open te stellen, beschikbaar te stellen voor andere uitgevers en te koppelen aan andere interne tools voor gegevensoverdracht. De meeste van onze afdelingen, verkoop, marketing enz. vertrouwen op een betrouwbare tool en informatie die in real time beschikbaar is voor iedereen die er toegang toe heeft.

We hebben nu een compleet en schaalbaar digitaal systeem dat kan worden gedeeld. We werken bijvoorbeeld samen met Harvest, een uitgeverij voor vermogensbeheeradviseurs. Dankzij onze repository en API's kunnen wij hen voorzien van volledige en onmiddellijke informatie.

Dit is een van de sterke punten van Keys AM. Wij innoveren veel op het gebied van ons dienstenaanbod. De toegankelijkheid van informatie is een belangrijk criterium, en onze tool is een digitale troef geworden die we delen. Het is nu een argument voor externe ontwikkeling. Met de hulp van Blue Soft hebben we ons uitgerust met tools waarmee we kunnen inspelen op de groeiende behoefte van klanten en partners aan snelheid en betrouwbaarheid " , legt Christophe Ferrer uit.

Waarom koos u Blue Soft om u op dergelijke strategische elementen te ondersteunen?

"Het IT-team is gereduceerd tot twee personen in het bedrijf. Hoewel we een zeer sterke groei kennen, had het geen zin om onze ontwikkelingen te internaliseren. Daarom hebben we contact opgenomen met verschillende dienstverlenende bedrijven. We kregen verschillende voorstellen voor "traditionele" contracten, in beheer, met vastgestelde functies. Het Agility As a Service-voorstel van Blue Soft was anders: het behandelde de aanvraag in agile modus, vanuit zijn dienstencentrum, en stelde ons specifieke vaardigheden ter beschikking voor dit of dat aspect van het project.

Dit is een duidelijk voordeel van het servicecentrum: de beschikbaarheid van verschillende deskundigen, op verschillende technologieën, met zeer sterke specialisten op hun gebied. Het servicecentrum kan op het juiste moment een beroep doen op verschillende middelen.

Van onze kant hadden wij behoefte aan reactiviteit en gespecialiseerde expertise (met name op het gebied van beveiliging). Wij wilden een technische architectuur implementeren die "up to date" was, schaalbaar, flexibel maar ook robuust en waarvoor specifieke expertise nodig was.

In dat opzicht was het voorstel van Blue Soft zeer geschikt: evolutie, aanpassingsvermogen, doeltreffendheid... Alles past in elkaar om snel te kunnen inspelen op de behoeften van onze beleggersklanten en onze interne klanten. Keys AM is dynamisch en snel, het informatiesysteem moet dat ook zijn.

Vanuit het oogpunt van de dagelijkse betrekkingen staat het dienstencentrum op afstand en werkt het op agile wijze. De verschillende projecten worden volgens deze methoden opgevolgd en dit is ook de reden waarom wij kozen voor Blue Soft. Hierdoor kunnen wij zeer snel over deliverables beschikken en flexibel inspelen op de evolutie van de bedrijfsbehoeften. Dankzij deze samenwerking kunnen wij reageren en de waarde van de deliverables maximaliseren en snel voldoen aan de verwachtingen van de medewerkers en de klanten.

Blue Soft is onze enige partner voor dit project. Enerzijds omdat we behoefte hadden aan eenheid in het project en anderzijds omdat we alle benodigde vaardigheden vinden op Blue Soft . We werken sinds begin 2018 samen, voor gemiddeld 30 tot 50 mandagen. Het project wordt zeer goed op afstand beheerd, de batches worden op tijd geleverd en ik schat dat we in vergelijking met de "régie" modus 2 tot 3 keer meer tijd hebben bespaard op de initiële scope. Wij zijn dus zeer tevreden, zowel technisch als aan de kant van de klant ", besluit Christophe Ferrer.

Uw organisatie gaat digitaal en u hebt ondersteuning nodig voor uw transformatiestrategie? Neem contact op met onze experts voor persoonlijk advies op maat!