Ville d’Arles -
Un assistant pour centraliser les astreintes et suivre les interventions
Contexte
Dans le cadre de son projet de modernisation des services, la Ville d’Arles a souhaité transformer la gestion de ses astreintes pour gagner en réactivité et en efficacité. Face à la multiplication des urgences et à la nécessité de coordonner rapidement les interventions, la collectivité a identifié le besoin de centraliser l’information et de simplifier les processus pour ses 200 élus, agents et cadres.
L’enjeu était de taille : permettre aux équipes d’accéder instantanément aux bonnes informations, de déclarer les événements et d’en assurer le suivi, le tout dans un environnement digital intuitif et accessible.
Le défi de la Ville d'Arles
Comment centraliser efficacement les informations essentielles liées aux astreintes communales ? Comment permettre aux agents de consulter rapidement les référentiels, de saisir et suivre les événements déclarés, tout en améliorant la réactivité face aux urgences ?
La Ville d’Arles devait répondre à plusieurs enjeux opérationnels :
- Créer un point d’accès unique aux informations de référentiels dans le cadre des astreintes au niveau de la commune
- Simplifier la saisie et le suivi des événements ayant fait l’objet d’une déclaration
- Améliorer la transparence et la traçabilité des interventions
- Faciliter la coordination entre élus, agents et cadres lors des situations d’urgence
La solution Blue Soft
Blue Soft a conçu et déployé un assistant digital conversationnel qui transforme la gestion des astreintes en un processus fluide et centralisé, s’appuyant sur l’écosystème Microsoft 365.
Architecture technique et conseil
Nous avons apporté notre expertise en conseil sur l’architecture technique, la gestion de connaissances et la prise en compte des besoins métiers spécifiques à la gestion des astreintes municipales. Cette phase de cadrage a permis de définir une solution parfaitement alignée avec les processus opérationnels de la collectivité.
Conception de l'agent conversationnel
Au cœur de la solution : un chatbot intelligent développé avec Copilot Studio, intégré à l’environnement de travail quotidien des équipes. L’assistant digital offre plusieurs fonctionnalités clés :
- Accès centralisé aux référentiels : consultation instantanée des informations essentielles via une interface conversationnelle intuitive
- Saisie simplifiée des événements : déclaration rapide des interventions directement depuis le chat
- Suivi automatisé : traçabilité complète des événements déclarés grâce à une saisie automatique dans Excel via un workflow Power Automate
- Disponibilité permanente : l’agent est accessible directement dans Teams, l’outil de collaboration utilisé au quotidien par les équipes
Technologies mises en œuvre
La solution s’appuie sur un écosystème Microsoft 365 complet et intégré :
- Copilot Studio pour la création de l’agent conversationnel
- Microsoft 365 Copilot pour enrichir les capacités d’assistance
- SharePoint Online pour héberger les sources documentaires
- Teams pour la mise à disposition de l’agent au sein de l’environnement de travail
- Excel pour la centralisation des données d’événements
- Power Automate pour l’automatisation des workflows de saisie
Déploiement au sein de l'intranet
Nous avons assuré le déploiement complet de l’assistant au sein de l’intranet de la Ville d’Arles, garantissant une intégration harmonieuse dans l’écosystème digital existant et une accessibilité optimale pour l’ensemble des utilisateurs et utilisatrices.
Grâce à cette solution, la gestion des astreintes devient plus simple, plus transparente et plus efficace, permettant à la Ville d’Arles d’améliorer significativement sa réactivité face aux urgences.
