Les listes de diffusion ont longtemps été utilisées comme moyen de communication le plus répandu en milieu professionnel, et jusqu'à récemment dans les équipes sur Office 365. La formule était simple : plutôt que d'ajouter les membres du groupe destinataire un par un à chaque envoi d'un message, les utilisateurs créaient des listes et sélectionnaient tous les contacts d'une équipe en un seul clic.

Une habitude qui a vite trouvé ses limites puisque les possibilités sont assez restreintes. Microsoft a réglé le problème en créant les Groupes Office 365. Cette solution, centrale pour la mise en place d'un travail collaboratif, et offrant des fonctionnalités poussées, est devenue incontournable dans les dynamiques d'équipe. Il est donc important de l'intégrer à la gestion du SI, et de remplacer les listes par des groupes. Faisons le point sur les do's et don't des Groupes Office 365.

Why transform distribution lists into GOffice Groups365

Basculer des listes de diffusion (ou listes de distribution) aux Groupes Office signifie simplement que vous bénéficiez d'un outil amélioré. 365 Groupes se dote de plus de possibilités qui simplifient la collaboration. Contrairement aux listes, les groupes intègrent :

• Automatic synchronization of shared calendars;
• Un accès unique aux documents partagés puisqu'ils sont hébergés sur SharePoint ;
• A boxîmailbox;

• Et surtout, l'accès et le partage immédiat des fonctionnalités et Apps SharePoint, Yammer, Microsoft Team, OneNote, Planner et PowerBI.

Du côté du Centre d'Administration Exchange (CAE), les nouveautés sont moindres : les listes et groupes sont créés de la même façon, la gestion des fonctionnalités disponibles très intuitive. Côté utilisateurs, les deux outils sont gérés de manière assez similaire, pour ne pas perturber l'usage. Le passage de la solution « liste » à la solution « groupe » se fait donc sans douleur pour les collaborateurs, rendant l'expérience fluide.

The main steps of the upgrade of the lists

How to switch from distribution lists to Groups 365 ? The transfer is done via three possibilities:

1. Mettre à niveau les listes dans le centre d'administration Exchange

Comme nous venons de le montrer, rien de plus simple ! Rendez-vous dans votre centre d'administration Exchange via Outlook. Dans la rubrique « Groupes de destinataires », une notification vous informe des listes éligibles à la mise à jour. Sélectionnez une ou plusieurs listes et cliquez sur l'icône de mise à niveau. Lorsque vous actualisez plusieurs listes à la suite, utilisez le filtre du menu déroulant pour distinguer celles qui sont à jour de celles qu'il vous reste à faire. A noter : vous ne recevez pas de notification une fois la manipulation terminée, à vous d'actualiser la page.

2. Process lists that cannot be updated

Certaines listes de distribution ne sont pas automatiquement éligibles à l'évolution vers les groupes. C'est le cas notamment des listes imbriquées (listes membres d'une autre liste, liste « enfant »), listes sans propriétaires, contenant des caractères spéciaux, listes dynamiques ou groupes de sécurité…

Si vous gérez des listes non éligibles à l'actualisation, vérifiez ces points. Pour les cas que vous ne pouvez corriger directement, s'ils sont anecdotiques, la plus simple consiste à ouvrir un ticket de support. L'équipe d'ingénierie desdits groupes se chargera de la mise en conformité ou de vous guider vers celle-ci.

For more complex cases, it is advisable to be accompanied by experts in order not to lose any information.

3. Upgrade multiple lists via PowerShell

L'interface PowerShell se révèle très utile pour mettre à niveau vos listes, en particulier lorsque celles-ci sont nombreuses.

Vous voulez mettre à jour toutes les listes ? Commencez par vérifier les listes éligibles grâce à cette commande : Get-EligibleDistributionGroupForMigration | Foreach-Object , puis mettez à niveau les listes idoines : Get-DistributionGroup| Foreach-Object

Vous souhaitez mettre à jour plusieurs listes du même lot ? Indiquez plutôt : Upgrade-DistributionGroup — DlIdentities

 address1>,< DL SMTP address2>,< DL SMTP address3>,< DL SMTP address 4>

Vous ne souhaitez mettre à jour qu'une seule liste ? Rentrez la commande suivante : Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities

The advantages of Office Groups365

They are numerous! Handling, extension or access are now simplified.

Create a group, add or remove members, manage guest access, use groups from your mailboxcommunicate... The Office Groups365 Groups are radically simpler than lists, they evolve with the needs of users. Les Groups littlevent also be publics or privateswhich facilitates the control by the owner of the group.

L'ajout de membre abonné (subscribe members en V.O) dans un groupe actif permet d'étendre la collaboration et donne accès à toutes les informations nécessaires.

The Groups are accessible from many pointsOutlook on the web, Planner, SharePoint, PowerShell, OWA... Users choose their tool, within the configuration decided by the IT department, which can easily manage the linked applications and authorizations.

Les Groupes Office 365 représentent donc de formidables opportunités pour les SI et pour les utilisateurs : leur fonctionnement est connu puisqu'inspiré des listes si chères à nos cœurs, les fonctionnalités sont multipliées et les points d'entrée, diversifiés. Une version 2.0 des listes de distribution pour une collaboration toujours plus globale.