Des listes de diffusion aux groupes Office 365 : On vous dit tout !
07/02/2020
5min
Les listes de diffusion ont longtemps été utilisées comme moyen de communication le plus répandu en milieu professionnel, et jusqu’à récemment dans les équipes sur Office 365. La formule était simple : plutôt que d’ajouter les membres du groupe destinataire un par un à chaque envoi d’un message, les utilisateurs créaient des listes et sélectionnaient tous les contacts d’une équipe en un seul clic.
Une habitude qui a vite trouvé ses limites puisque les possibilités sont assez restreintes. Microsoft a réglé le problème en créant les Groupes Office 365. Cette solution, centrale pour la mise en place d’un travail collaboratif, et offrant des fonctionnalités poussées, est devenue incontournable dans les dynamiques d’équipe. Il est donc important de l’intégrer à la gestion du SI, et de remplacer les listes par des groupes. Faisons le point sur les do’s et don’t des Groupes Office 365.
Pourquoi transformer les listes de distribution en Groupes Office 365
Basculer des listes de diffusion (ou listes de distribution) aux Groupes Office signifie simplement que vous bénéficiez d’un outil amélioré. 365 Groupes se dote de plus de possibilités qui simplifient la collaboration. Contrairement aux listes, les groupes intègrent :
- Une synchronisation automatique des calendriers partagés ;
- Un accès unique aux documents partagés puisqu’ils sont hébergés sur SharePoint ;
- Une boîte mail partagée ;
- Et surtout, l’accès et le partage immédiat des fonctionnalités et Apps SharePoint, Yammer, Microsoft Team, OneNote, Planner et PowerBI.
Du côté du Centre d’Administration Exchange (CAE), les nouveautés sont moindres : les listes et groupes sont créés de la même façon, la gestion des fonctionnalités disponibles très intuitive. Côté utilisateurs, les deux outils sont gérés de manière assez similaire, pour ne pas perturber l’usage. Le passage de la solution « liste » à la solution « groupe » se fait donc sans douleur pour les collaborateurs, rendant l’expérience fluide.
Les grandes étapes de la mise à niveau des listes
Comment passer des listes de distribution aux Groupes 365 ? La mutation se réalise via trois possibilités :
-
Mettre à niveau les listes dans le centre d’administration Exchange
Comme nous venons de le montrer, rien de plus simple ! Rendez-vous dans votre centre d’administration Exchange via Outlook. Dans la rubrique « Groupes de destinataires », une notification vous informe des listes éligibles à la mise à jour. Sélectionnez une ou plusieurs listes et cliquez sur l’icône de mise à niveau. Lorsque vous actualisez plusieurs listes à la suite, utilisez le filtre du menu déroulant pour distinguer celles qui sont à jour de celles qu’il vous reste à faire. A noter : vous ne recevez pas de notification une fois la manipulation terminée, à vous d’actualiser la page.
-
Traiter les listes qui ne peuvent pas être mises à jour
Certaines listes de distribution ne sont pas automatiquement éligibles à l’évolution vers les groupes. C’est le cas notamment des listes imbriquées (listes membres d’une autre liste, liste « enfant »), listes sans propriétaires, contenant des caractères spéciaux, listes dynamiques ou groupes de sécurité…
Si vous gérez des listes non éligibles à l’actualisation, vérifiez ces points. Pour les cas que vous ne pouvez corriger directement, s’ils sont anecdotiques, la plus simple consiste à ouvrir un ticket de support. L’équipe d’ingénierie desdits groupes se chargera de la mise en conformité ou de vous guider vers celle-ci.
Pour des cas plus complexes, un accompagnement par des experts est conseillé, afin de ne perdre aucune information.
-
Mettre à niveau plusieurs listes via PowerShell
L’interface PowerShell se révèle très utile pour mettre à niveau vos listes, en particulier lorsque celles-ci sont nombreuses.
Vous voulez mettre à jour toutes les listes ? Commencez par vérifier les listes éligibles grâce à cette commande : Get-EligibleDistributionGroupForMigration | Foreach-Object { Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities $_.PrimarySMTPAddress}, puis mettez à niveau les listes idoines : Get-DistributionGroup| Foreach-Object{Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities $_.PrimarySMTPAddress}
Vous souhaitez mettre à jour plusieurs listes du même lot ? Indiquez plutôt : Upgrade-DistributionGroup — DlIdentities
address1>,< DL SMTP address2>,< DL SMTP address3>,< DL SMTP address 4>
Vous ne souhaitez mettre à jour qu’une seule liste ? Rentrez la commande suivante : Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities
Les avantages des Groupes Office 365
Ils sont nombreux ! Manipulation, extension ou accès sont désormais simplifiés.
Créer un groupe, ajouter ou supprimer des membres, gérer les accès invités, utiliser les groupes depuis sa boîte aux lettres, communiquer… Les Groupes Office 365 sont radicalement plus simples que les listes, ils évoluent avec les besoins des usagers. Les Groupes peuvent également être publics ou privés, ce qui facilite le contrôle de la part du propriétaire du groupe.
L’ajout de membre abonné (subscribe members en V.O) dans un groupe actif permet d’étendre la collaboration et donne accès à toutes les informations nécessaires.
Les Groupes sont accessibles depuis de nombreux points : Outlook sur le web, Planner, SharePoint, PowerShell, OWA… Les utilisateurs choisissent leur outil, dans le cadre de la configuration décidée par la DSI, qui peut gérer facilement les applications liées et autorisations.
Les Groupes Office 365 représentent donc de formidables opportunités pour les SI et pour les utilisateurs : leur fonctionnement est connu puisqu’inspiré des listes si chères à nos cœurs, les fonctionnalités sont multipliées et les points d’entrée, diversifiés. Une version 2.0 des listes de distribution pour une collaboration toujours plus globale.
Des listes de diffusion aux groupes Office 365 : On vous dit tout !
07/02/2020
5min
Les listes de diffusion ont longtemps été utilisées comme moyen de communication le plus répandu en milieu professionnel, et jusqu’à récemment dans les équipes sur Office 365. La formule était simple : plutôt que d’ajouter les membres du groupe destinataire un par un à chaque envoi d’un message, les utilisateurs créaient des listes et sélectionnaient tous les contacts d’une équipe en un seul clic.
Une habitude qui a vite trouvé ses limites puisque les possibilités sont assez restreintes. Microsoft a réglé le problème en créant les Groupes Office 365. Cette solution, centrale pour la mise en place d’un travail collaboratif, et offrant des fonctionnalités poussées, est devenue incontournable dans les dynamiques d’équipe. Il est donc important de l’intégrer à la gestion du SI, et de remplacer les listes par des groupes. Faisons le point sur les do’s et don’t des Groupes Office 365.
Pourquoi transformer les listes de distribution en Groupes Office 365
Basculer des listes de diffusion (ou listes de distribution) aux Groupes Office signifie simplement que vous bénéficiez d’un outil amélioré. 365 Groupes se dote de plus de possibilités qui simplifient la collaboration. Contrairement aux listes, les groupes intègrent :
- Une synchronisation automatique des calendriers partagés ;
- Un accès unique aux documents partagés puisqu’ils sont hébergés sur SharePoint ;
- Une boîte mail partagée ;
- Et surtout, l’accès et le partage immédiat des fonctionnalités et Apps SharePoint, Yammer, Microsoft Team, OneNote, Planner et PowerBI.
Du côté du Centre d’Administration Exchange (CAE), les nouveautés sont moindres : les listes et groupes sont créés de la même façon, la gestion des fonctionnalités disponibles très intuitive. Côté utilisateurs, les deux outils sont gérés de manière assez similaire, pour ne pas perturber l’usage. Le passage de la solution « liste » à la solution « groupe » se fait donc sans douleur pour les collaborateurs, rendant l’expérience fluide.
Les grandes étapes de la mise à niveau des listes
Comment passer des listes de distribution aux Groupes 365 ? La mutation se réalise via trois possibilités :
-
Mettre à niveau les listes dans le centre d’administration Exchange
Comme nous venons de le montrer, rien de plus simple ! Rendez-vous dans votre centre d’administration Exchange via Outlook. Dans la rubrique « Groupes de destinataires », une notification vous informe des listes éligibles à la mise à jour. Sélectionnez une ou plusieurs listes et cliquez sur l’icône de mise à niveau. Lorsque vous actualisez plusieurs listes à la suite, utilisez le filtre du menu déroulant pour distinguer celles qui sont à jour de celles qu’il vous reste à faire. A noter : vous ne recevez pas de notification une fois la manipulation terminée, à vous d’actualiser la page.
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Traiter les listes qui ne peuvent pas être mises à jour
Certaines listes de distribution ne sont pas automatiquement éligibles à l’évolution vers les groupes. C’est le cas notamment des listes imbriquées (listes membres d’une autre liste, liste « enfant »), listes sans propriétaires, contenant des caractères spéciaux, listes dynamiques ou groupes de sécurité…
Si vous gérez des listes non éligibles à l’actualisation, vérifiez ces points. Pour les cas que vous ne pouvez corriger directement, s’ils sont anecdotiques, la plus simple consiste à ouvrir un ticket de support. L’équipe d’ingénierie desdits groupes se chargera de la mise en conformité ou de vous guider vers celle-ci.
Pour des cas plus complexes, un accompagnement par des experts est conseillé, afin de ne perdre aucune information.
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Mettre à niveau plusieurs listes via PowerShell
L’interface PowerShell se révèle très utile pour mettre à niveau vos listes, en particulier lorsque celles-ci sont nombreuses.
Vous voulez mettre à jour toutes les listes ? Commencez par vérifier les listes éligibles grâce à cette commande : Get-EligibleDistributionGroupForMigration | Foreach-Object { Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities $_.PrimarySMTPAddress}, puis mettez à niveau les listes idoines : Get-DistributionGroup| Foreach-Object{Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities $_.PrimarySMTPAddress}
Vous souhaitez mettre à jour plusieurs listes du même lot ? Indiquez plutôt : Upgrade-DistributionGroup — DlIdentities
address1>,< DL SMTP address2>,< DL SMTP address3>,< DL SMTP address 4>
Vous ne souhaitez mettre à jour qu’une seule liste ? Rentrez la commande suivante : Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities
Les avantages des Groupes Office 365
Ils sont nombreux ! Manipulation, extension ou accès sont désormais simplifiés.
Créer un groupe, ajouter ou supprimer des membres, gérer les accès invités, utiliser les groupes depuis sa boîte aux lettres, communiquer… Les Groupes Office 365 sont radicalement plus simples que les listes, ils évoluent avec les besoins des usagers. Les Groupes peuvent également être publics ou privés, ce qui facilite le contrôle de la part du propriétaire du groupe.
L’ajout de membre abonné (subscribe members en V.O) dans un groupe actif permet d’étendre la collaboration et donne accès à toutes les informations nécessaires.
Les Groupes sont accessibles depuis de nombreux points : Outlook sur le web, Planner, SharePoint, PowerShell, OWA… Les utilisateurs choisissent leur outil, dans le cadre de la configuration décidée par la DSI, qui peut gérer facilement les applications liées et autorisations.
Les Groupes Office 365 représentent donc de formidables opportunités pour les SI et pour les utilisateurs : leur fonctionnement est connu puisqu’inspiré des listes si chères à nos cœurs, les fonctionnalités sont multipliées et les points d’entrée, diversifiés. Une version 2.0 des listes de distribution pour une collaboration toujours plus globale.