De grootte van het "speeltje": project, programma, portfolio, een belangrijke onderscheidende factor voor de PMO
De verschillen tussen project-, programma- en portfoliomanagement kunnen in eerste instantie verwarrend lijken. Maar bij nader inzien wordt het verschil tussen deze drie PMO-categorieën duidelijker. Simplistisch gezegd is het de grootte van het speeltje dat hen van elkaar onderscheidt. Een project PMO beheert individuele projecten, een programma PMO beheert complexere objecten, terwijl een portfolio PMO een verscheidenheid aan projecten, programma's en activiteiten ondersteunt die gemeenschappelijke middelen delen.
We hebben het over de PMO als persoon, niet als projectbureau.
Als je meer wilt weten over de 5 rollen van de PMO, nodigen we je uit om ons speciale artikel te lezen.
Het onderscheid tussen programmaprojecten en portfolio's
Projectbeheer
Voor de project PMO gaat het om het plannen, uitvoeren en controleren van de activiteiten die nodig zijn om specifieke doelen te bereiken binnen een bepaald tijdsbestek. Het richt zich op de oplevering van individuele projecten, of het nu gaat om het maken van een nieuw product, het lanceren van een marketingcampagne of het bouwen van een infrastructuur. Hier volgen enkele belangrijke punten over projectmanagement:
- Gedetailleerde planning: Projectmanagement vereist zorgvuldige planning om taken, deadlines, middelen en verantwoordelijkheden te definiëren.
- Specifieke doelstellingen: Elk project heeft duidelijk gedefinieerde doelstellingen en projectmanagement is erop gericht om deze effectief te bereiken.
- Voortdurende controle: Constante bewaking van de voortgang van het project betekent dat er corrigerende maatregelen kunnen worden genomen als er afwijkingen van het plan zijn.
Volgens de PMI is een project: Een tijdelijke onderneming die gestart wordt met als doel een uniek product, dienst of resultaat op te leveren.
Programmabeheer
Programmamanagement omvat het coördineren van en toezicht houden op een aantal gerelateerde projecten met als doel strategische voordelen voor de organisatie te behalen. Het is gebaseerd op een holistische kijk op alle projecten binnen een programma. Dit is wat je moet weten over programmamanagement:
- Strategische afstemming: Programma's zijn ontworpen om de strategische doelstellingen van het bedrijf te ondersteunen door projecten samen te brengen die bijdragen aan het bereiken van deze doelstellingen.
- Afhankelijkheidsbeheer: Programmabeheer omvat het beheren van afhankelijkheden tussen projecten om een soepele coördinatie te garanderen.
- Waar voor je geld: Middelen worden efficiënt toegewezen om de algehele voordelen van het programma te maximaliseren.
Eenvoudig gezegd kan een programma worden beschouwd als een "groot project". Een groot project moet worden opgesplitst in kleinere projecten.
Portfoliomanagement
Bovenaan de hiërarchie, na het project en het programma, staat portfoliomanagement. Het omvat alle projecten en programma's van een organisatie, en zelfs nevenportfolio's, en heeft als doel de waarde en voordelen van het portfolio als geheel te maximaliseren en strategische doelstellingen te bereiken. Hier volgen enkele belangrijke aspecten van portfoliomanagement:
- Strategische prioritering: Projecten en programma's worden beoordeeld en gerangschikt op basis van hun bijdrage aan de strategische doelstellingen van het bedrijf.
- Toewijzing van middelen: Middelen worden zodanig toegewezen dat de totale waarde van de portefeuille wordt gemaximaliseerd.
- Voortdurende controle: Portfoliomanagement houdt in dat de prestaties van projecten en programma's voortdurend worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat ze afgestemd blijven op de doelstellingen van de organisatie.
De aard van de beheerde objecten : De sleutel tot verschil voor het PMO
Als we het onderscheid verder willen doorvoeren, moeten we kijken naar de aard van de objecten die ze beheren. Voor het PMO betekent de overgang van een project naar een programma een hogere mate van complexiteit en een langer tijdsbestek. Programma's brengen diepere transformaties en een langer tijdsbestek met zich mee. Wanneer je overgaat naar een portfolio PMO, neemt de complexiteit nog verder toe. Je moet projecten, programma's en activiteiten beheren die menselijke, financiële en materiële middelen delen. De sleutel om het verschil te maken ligt dus in het vermogen om steeds complexere zaken te managen.
We hebben een artikel geschreven over de complexe rol van de PMO als je meer wilt weten.
