VILLE ET MÉTROPOLE DE SAINT-ÉTIENNE
Transition vers Microsoft 365
Contexte
14ᵉ ville de France avec 176 000 habitants et plus de 3 500 agents publics couvrant 120 métiers différents, la Ville de Saint-Étienne forme avec Saint-Étienne Métropole — 2ᵉ agglomération de la région Auvergne-Rhône-Alpes, regroupant 53 communes et près de 407 000 habitants — un ensemble territorial d’envergure.
En 2019, une réorganisation majeure de leurs métiers et de leurs compétences respectives a conduit les deux collectivités à repenser en profondeur leurs outils de travail. Chacune disposait jusqu’alors de sa propre suite bureautique — OpenOffice d’un côté, Microsoft Office 2013 de l’autre — rendant le partage de documents entre entités particulièrement complexe. À cela s’ajoutait une solution de visioconférence aux fonctionnalités trop limitées pour soutenir le télétravail et la collaboration inter-sites. L’heure était venue d’engager une convergence numérique ambitieuse.
Le défi de la ville de Saint-Etienne
Comment harmoniser les outils bureautiques de deux collectivités aux environnements SI distincts, tout en déployant de nouveaux usages collaboratifs auprès de milliers d’agents aux profils très variés, sans disruption du service public ?
La Ville et la Métropole devaient relever plusieurs défis simultanés :
- Unifier deux suites bureautiques incompatibles pour fluidifier le partage de documents entre les deux collectivités
- Migrer 3 500 boîtes aux lettres vers une solution de messagerie moderne, sans perte de données ni impact pour les utilisateurs et utilisatrices
- Doter les agents d’outils collaboratifs performants pour faciliter le travail en équipe, la coédition et la visioconférence
- Accompagner la DSI dans la transition vers le cloud et la prise en main des outils d’administration Microsoft
- Ancrer de nouveaux usages numériques auprès d’agents aux profils et niveaux de maturité digitale très hétérogènes
L'accompagnement Blue Soft
Blue Soft a remporté le marché public lancé par les deux collectivités à l’issue d’une phase de cadrage menée en collaboration avec Microsoft, et a conduit une transformation de bout en bout, de la migration de la messagerie jusqu’à l’accompagnement à l’adoption des usages.
Cadrage & benchmark
En amont du projet, Blue Soft a accompagné les deux collectivités dans la définition précise de leurs besoins, à travers des ateliers de calibrage (assessments) organisés avec Microsoft. Ces sessions ont permis de dimensionner les licences, d’établir le plan d’action et de structurer le planning de déploiement.
Migration de la messagerie
Première étape du chantier numérique : la migration de 3 500 boîtes aux lettres de Zimbra vers Exchange 365, réalisée grâce à la solution ShareGate. Une transition conduite sans perte de données et sans impact perceptible pour les agents, offrant dès le départ une messagerie plus ergonomique et plus fluide.
Déploiement de la suite collaborative Microsoft 365
Les équipes Blue Soft ont ensuite déployé l’ensemble de la suite Microsoft 365 — SharePoint, OneDrive, Teams et les applications de productivité associées. Les agents ont ainsi retrouvé des outils familiers (Word, Excel, PowerPoint) enrichis d’une dimension collaborative inédite : coédition, partage simplifié, espaces d’équipe inter et intra-directions, visioconférence intégrée.
Transformation de la DSI
Côté infrastructure, la migration vers le cloud Microsoft a nécessité une montée en compétences des administrateurs et administratrices de la DSI, désormais équipés d’outils de gestion dédiés pour piloter l’infrastructure, administrer les licences et les affecter en fonction des besoins réels des agents.
Accompagnement à l'adoption des usages
Au-delà du déploiement technique, Blue Soft a engagé un travail continu sur l’adoption des nouveaux outils. Car si la technique est posée, le véritable enjeu reste humain : motiver le changement, rendre les outils visibles et faire évoluer les pratiques quotidiennes des agents sur le long terme.
