Op het gebied van projectmanagement neemt de PMO (Project Management Officer) een centrale positie in. Zijn rol is cruciaal het doorgeven van tools en methoden aan zijn team. Hij is verantwoordelijk voor het ondersteunen en verbeteren van projectmanagement.
Een gemeenschappelijke basis voor goede praktijken
PMO-methoden en -tools zijn gebaseerd op een gemeenschappelijke basis, bekend als optimale werkwijzenZe zijn nu op grote schaal gedocumenteerd. Ze zijn nu breed gedocumenteerd. Sinds de jaren 1980 zijn ze geleidelijk op een gestandaardiseerde manier geïmplementeerd met behulp van Britse en Amerikaanse richtlijnen (PMBOK en PRINCE 2).
Tegenwoordig worden deze goede praktijken steeds bekender in projectmanagement. Helaas worden ze niet altijd even goed toegepast, en het is precies de rol van de PMO om ze toe te passen en door te geven. Ze omvatten belangrijke onderwerpen zoals planning. Het doel van planning is het definiëren van mijlpalen en een tijdschema voor het uitvoeren van het project rekening houdend met de vereiste menselijke, materiële en financiële middelen. De ABC's van projectmanagementin het kort.
Beste praktijken hebben ook betrekking op zaken als risicobeheer. Dit betekent anticiperen op wat er misgaan misgaan bij de uitvoering van een project programma of portfolio en corrigerende maatregelen voorstellen.
Bekijk voor meer informatie dit artikel over de essentiële rollen van de PMO: De essentiële rollen van de PMO (bluesoft-group.com)
En dan is er nog een derde aspect: het vermogen om belanghebbenden te managen. De PMO is in de eerste plaats een mensen behagen. Zoals Guillaume zei in een van onze vorige video's, de beste vriend van de PMO is het koffiezetapparaat.machine. Hij staat in contact met alle mensen die beïnvloed worden direct of indirect door het project.
Het PMO hanteert een breed scala aan communicatiemiddelen en -technieken om hun projecten tot een goed einde te brengen en de efficiëntie van het team te garanderen.
Tot slot is er een heel methodologisch hoofdstuk over het vaststellen van stuurindicatoren. Deze indicatoren maken het mogelijk om te rapporteren over de realiteit van het project en het bereiken van de doelstellingen.
Voor meer informatie: Het verschil tussen een PMO en een AMOA (bluesoft-group.com)
Wat is de beste benchmark om te gebruiken?
Projectmanagement vereist een hoge mate van aanpassing aan de omgeving en context van het project. Het is dus belangrijk om een goed inzicht te hebben in bestaande referentiekaders en best practices, zodat je de juiste tools kunt kiezen.
Laten we een voorbeeld nemen: als een PMO vindt dat de moeilijkheid vooral ligt in het technische aspect van projectmanagement. Hij zou ervoor kunnen kiezen om de PMBOKwat een zeer gedetailleerde verzameling technische hulpmiddelen.
Als het PMO daarentegen van mening is dat het probleem meer te maken heeft met de relevantie van de projecten, kan het zich wenden tot PRINCE2 en de methodologische elementen daarvan. Dit raamwerk kan nuttig blijken. Bijvoorbeeld in het geval van een organisatie die een groot aantal projecten lanceert, maar geen controle heeft over hun motivaties en doelstellingen.
De echte sleutel is te weten hoe we uit al deze goede praktijken kunnen putten. Dit zal ons in staat stellen om een manier van werken te hebben die echt is aangepast aan de context en omgeving waarin het project, programma of portfolio wordt uitgevoerd. Om een snelle vergelijking te maken, de PMBOK is meer generalistisch. Dit archief biedt meer flexibiliteit in het aanpassen van managementprocessen aan de behoeften van het project. Het men nadruk op documentatie om de kwaliteit en traceerbaarheid van activiteiten te garanderen. Bovendien leidt dit document leidt tot een PMP-certificering (Project Management Professional).
PRINCE2 daarentegen is meer gestructureerd en gericht. Het is meer normatief en garandeert een meer rigide structuur. PRINCE2 heeft een specifieke aanpak van risicomanagement, evenals gespecialiseerde modellen van aanbevolen documentatie voor elke fase van het project.
Gezond verstand: het ultieme PMO-middel
Een gedegen aanpak van project-, programma- of portfoliomanagement is van fundamenteel belang om succesvol door deze onzekere omgeving te navigeren. Heel vaak wordt deze aanpak echter niet altijd toegepast, hoewel het essentieel is.
Deze situatie ontstaat meestal wanneer complexiteit en onzekerheid worden onderschat, of juist wanneer er te veel methoden en te veel praktijken worden toegepast. Meestal betekent dit dat teams niet de tools gebruiken die ze echt nodig hebben om hun projecten tot een goed einde te brengen.
Deze hulpmiddelen kunnen Microsoft Project, Jira of Asana zijn. Dit zijn tools die gebaseerd zijn op samenwerking tussen de betrokken teams en projectplanning. Ze bevatten ook technische aspecten die al dan niet geschikt zijn voor de projecten van het PMO.
Het is raadzaam om verschillende tools te testen en degene te kiezen die het beste voldoet aan de precieze vereisten van het project.
Om meer te weten te komen, aarzel dan niet om onze video over dit onderwerp te bekijken, met de deskundige stem van Guillaume RAOUL :
