Het is nogal contra-intuïtief om samenwerken en telewerken in één adem te noemen. Een team laten samenwerken is natuurlijk gemakkelijker als je samen kunt werken! Maar de Covid-19 pandemie heeft de kaarten opnieuw geschud: gedwongen om te leren werken op afstand, terwijl men projecten in samenwerkingsverband blijft beheren.
In de meeste Franse bedrijven wordt werken op afstand een gangbare praktijk. Degenen die niet gewend waren aan telewerken ontdekken de mogelijkheid, zo niet de voordelen. Hoewel sommige bedrijven nog steeds huiverig staan tegenover de verspreiding van hun werknemers, dwingen bepaalde situaties hen om nieuwe samenwerkingsmodellen te ontwikkelen. In plaats van online samenwerking af te wijzen en in het slop te geraken, waarom niet proberen deze nieuwe manier van projectbeheer te omarmen? Blue Soft geeft u de sleutels om werken op afstand te temmen en uw team bij elkaar te houden.
Samenwerking, ook bij telewerken
De huidige situatie bevestigt het: telewerken is de koninklijke, en soms de enige, manier om de activiteit van het bedrijf te handhaven, ongeacht de context. In sommige gevallen kan alleen werken zowel in het bedrijf als thuis worden gedaan, zoals het geval kan zijn voor een ontwikkelaar die een paar regels code moet schrijven. Maar online en op afstand samenwerken is net zo goed mogelijk, en het is zelfs een kans om te ontdekken dat het bepaalde voordelen kan hebben.
Samenwerking op afstand verbetert het delen van informatie
In organisaties met meerdere vestigingen of met nomadische werknemers is werken op afstand de meest geschikte oplossing om permanent contact te houden. Online samenwerking zorgt voor een hoog niveau van communicatie en uitwisseling: informatie wordt in real time doorgegeven via instant messaging en documenten zijn voor alle spelers toegankelijk dankzij platforms voor het delen van bestanden op cloud (zoals Sharepoint).
Kwaliteit boven bruikbaarheid
Het gebruik van samenwerkingsplatforms betekent dat niet langer systematisch op locatie hoeft te worden gewerkt en dat kantoren niet langer worden overspoeld met ongewenste e-mails. Digitale hulpmiddelen doen de grenzen vervagen: de keuze van een partner, een freelancer of een consultant is niet langer gebaseerd op geografische locatie, maar op vaardigheden, wat leidt tot kwaliteitsgerichte beslissingen in plaats van op praktische aspecten.
Reageren op crisissituaties tijdens het telewerken
De les van insluiting is welbekend: elke onderneming moet kunnen reageren op een situatie die buiten haar controle ligt. Om haar productie- en leveringsniveau op peil te houden, wordt de organisatie aangemoedigd nieuwe samenwerkingsmodellen te ontwerpen. Door gebruik te maken van digitale hulpmiddelen garandeert zij de best mogelijke continuïteit van haar activiteiten, ook wanneer het niet meer mogelijk is ter plaatse aanwezig te zijn. Bonus: de tijd die wordt bespaard doordat er niet hoeft te worden gereisd, zorgt ervoor dat projecten vlotter verlopen, met minder onderbrekingen, en sneller.
Enkele werkinstrumenten en software ter ondersteuning van samenwerking bij telewerken
Er zijn veel min of meer concurrerende instrumenten met elkaar aanvullende functionaliteiten. Onze favorieten zijn die van Microsoft, zowel voor hun betrouwbaarheid als voor hun integratie op alle niveaus van het bedrijfsleven. Maar sommige hulpmiddelen op de markt hebben ook hun voordelen, en als u nog niet bent uitgerust met de volledige Microsoft suite, kunnen zij het in een mum van tijd overnemen.
Messaging en videoconferencing om te communiceren
Microsoft Teams: Teams, nu het favoriete berichtensysteem voor bedrijven, integreert alle functies van Skype. Vergaderen op afstand, schermen delen, videoconferencing... Teams is nuttig in vele omstandigheden. Geschikt voor organisaties van elke omvang, met plaats voor veel deelnemers.
Slack: Deze populaire open-source instant messaging tool is aantrekkelijk omdat het gebaseerd is op blockchain en weinig kost. Het ontwerp vergemakkelijkt de communicatie tussen werknemers en moedigt zowel één-op-één-gesprekken alsteamgesprekken aan.
Zoom: deze videoconferentietoepassing is plotseling zeer bekend geworden en stelt u in staat vergaderingen met een groot aantal mensen te organiseren, zoals bijvoorbeeld webinars.
Visuele planning om georganiseerd te worden
Planner of Trello: twee "vijandelijke broers" die veel gelijkenissen vertonen. Dankzij hun op tabellen gebaseerde werking maken zij een zeer visueel collaboratief projectbeheer mogelijk, via het beheer van taken. Ze zijn open en gemakkelijk te gebruiken, veranderen van uiterlijk naar gelang van de wensen van elke persoon en zijn gemakkelijk te navigeren.
Asana: takenlijst, instant messaging, agenda... Asana combineert vele functies om te voldoen aan alle behoeften van een team dat op afstand werkt. Sober en efficiënt, de werkruimte weet hoe te verdwijnen om plaats te maken voor de inhoud.
Maandag. Meer dan volledig. Maandag laat je wonderen verrichten, of bijna. Het is volledig aanpasbaar en vereist enige vaardigheid om eraan te wennen. Als je het eenmaal onder de knie hebt, wordt samenwerken veel makkelijker.
Om op te slaan en te bewerken
Google Drive: het essentiële instrument voor het delen van bestanden (Google Sheet, Google Doc, enz.) maakt het mogelijk dat meerdere mensen samenwerken aan tekstverwerking, spreadsheets, presentaties, sites, formulieren, ontwerp of kaarten. De samenwerkingsfuncties, zoals opmerkingen of suggesties, zijn niet ingrijpend, zodat de kern van het werk niet wordt vertroebeld en samenwerking wordt aangemoedigd. Probleem: er is veel wantrouwen over de privacy van gegevens
Dropbox: de samenwerkingstool heeft een lange weg afgelegd sinds hij bestanden opsloeg. Teams kunnen nu communiceren, annoteren, bewerken en documenten en andere media verzamelen. Het maakt verbinding met andere applicaties zoals Slack om alles te concentreren wat werknemers nodig hebben. Maar net als bij Google heerst er enig wantrouwen ten aanzien van de veiligheid van gegevens.
De alles-in-één-oplossing: Microsoft Office 365 voor samenwerken
De oplossing die alle bovenstaande functies integreert is uiteraard Office 365. Ontwikkeld door Microsoft, is het een 100% digitale oplossing die talrijke communicatiefuncties integreert. Bestanden delen, e-mail, intranet, online vergaderingen en office suite: allemaal functies die het samenwerken bij telewerken aanzienlijk vergemakkelijken.
De Office 365-klanten die van de ene dag op de andere moesten overschakelen op telewerken, hebben daar waarschijnlijk minder onder geleden dan anderen. En het teamwerk kon worden voortgezet met respect voor de opgelegde sociale afstand. Sommigen vonden het zelfs heilzaam, althans voor een korte tijd.
Voor het gezelligheidsaspect heeft de suite ook een tool die lijkt op sociale netwerken: Yammer. Gebruikt voor projecten maar ook voor luchtigere discussies, uitwisselingen van goede tips, cafetaria gesprekken, maakt Yammer het gebrek aan menselijk contact goed dat gevoeld kan worden als je te vaak of te lang op afstand bent.
Reactiviteit, vereenvoudigde communicatie... Telewerk heeft vele voordelen waarvan het jammer zou zijn ze niet te benutten. Op voorwaarde dat het om de juiste redenen en in de juiste omstandigheden gebeurt. De sleutels tot een succesvolle overgang: een vroegtijdige invoering van deze instrumenten door het management en een uitgebreide opleiding voor de betrokkenen.
