Passer des listes de diffusion aux Groupes Office 365
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Passer des listes de diffusion aux Groupes Office 365 : avantages, étapes… On vous dit tout !

Passer des listes de diffusion aux Groupes Office 365 : avantages, étapes… On vous dit tout !

Les listes de diffusion ont longtemps été utilisées comme moyen de communication le plus répandu en milieu professionnel, et jusqu’à récemment dans les équipes sur Office365. La formule était simple: plutôt que dajouter les membres du groupe destinataire un par un à chaque envoi d’un message, les utilisateurs créaient des listes et sélectionnaient tous les contacts dune équipe en un seul clic.  

Une habitude qui a vite trouvé ses limites puisque les possibilités sont assez restreintes. Microsoft a réglé le problème en créant les Groupes Office365. Cette solution, centrale pour la mise en place d’un travail collaboratif, et offrant des fonctionnalités pousséesest devenue incontournable dans les dynamiques déquipeIl est donc important de lintégrer à la gestion du SI, et de remplacer les listes par des groupesFaisons le point sur les do’s et don’t des Groupes Office365. 

Pourquoi transformer les listes de distribution en Groupes Office365 

Basculer des listes de diffusion (ou listes de distribution) aux Groupes Office signifie simplement que vous bénéficiez dun outil amélioré365 Groupes se dote de plus de possibilités qui simplifient la collaboration. Contrairement aux listes, les groupes intègrent: 

  • Une synchronisation automatique des calendriers partagés; 
  • Un accès unique aux documents partagés puisquils sont hébergés sur SharePoint; 
  • Une boîte mail partagée; 
  • Et surtout, laccès et le partage immédiat des fonctionnalités et Apps SharePoint, Yammer, Microsoft Team, OneNote, Planner et PowerBI. 

Du côté du Centre d’Administration Exchange (CAE)les nouveautés sont moindres: les listes et groupes sont créés de la même façon, la gestion des fonctionnalités disponibles très intuitive. Côté utilisateurs, les deux outils sont gérés de manière assez similairepour ne pas perturber l’usage. Le passage de la solution « liste » à la solution « groupe » se fait donc sans douleur pour les collaborateurs, rendant l’expérience fluide. 

Les grandes étapes de la mise à niveau des listes 

Comment passer des listes de distribution aux Groupes 365 ? La mutation se réalise via trois possibilités: 

  1. Mettre à niveau les listes dans le centre dadministration Exchange

Comme nous venons de le montrer, rien de plus simple! Rendez-vous dans votre centre dadministration Exchange via Outlook. Dans la rubrique « Groupes de destinataires », une notification vous informe des listes éligibles à la mise à jour. Sélectionnez une ou plusieurs listes et cliquez sur licône de mise à niveau. Lorsque vous actualisez plusieurs listes à la suite, utilisez le filtre du menu déroulant pour distinguer celles qui sont à jour de celles quil vous reste à faire. A noter : vous ne recevez pas de notification une fois la manipulation terminée, à vous dactualiser la page.  

  1. Traiter les listes qui ne peuvent pas être mises à jour

Certaines listes de distribution ne sont pas automatiquement éligibles à l’évolution vers les groupes. C’est le cas notamment des listes imbriquées (listes membres d’une autre liste, liste « enfant »), listes sans propriétaires, contenant des caractères spéciaux, listes dynamiques ou groupes de sécurité… 

Si vous gérez des listes non éligibles à lactualisation, vérifiez ces points. Pour les cas que vous ne pouvez corriger directement, s’ils sont anecdotiques, la plus simple consiste à ouvrir un ticket de support. Léquipe dingénierie desdits groupes se chargera de la mise en conformité ou de vous guider vers celle-ci 

Pour des cas plus complexes, un accompagnement par des experts est conseillé, afin de ne perdre aucune information. 

  1. Mettre à niveau plusieurs listes via PowerShell

Linterface PowerShell se révèle très utile pour mettre à niveau vos listes, en particulier lorsque celles-ci sont nombreuses 

Vous voulez mettre à jour toutes les listes ? Commencez par vérifier les listes éligibles grâce à cette commande : Get-EligibleDistributionGroupForMigration | Foreach-Object { Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities $_.PrimarySMTPAddress}, puis mettez à niveau les listes idoines : Get-DistributionGroup| Foreach-Object{Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities $_.PrimarySMTPAddress} 

Vous souhaitez mettre à jour plusieurs listes du même lotIndiquez plutôt: Upgrade-DistributionGroup — DlIdentities\<DL SMTPaddress1\>,\< DL SMTPaddress2\>,\< DL SMTPaddress3\>,\< DL SMTP address4\> 

Vous ne souhaitez mettre à jour qu’une seule liste ? Rentrez la commande suivante : Upgrade-DistributionGroup -DlIdentities \<Dl SMTP address\> 

 

séminaire office 365

 

Les avantages des Groupes Office365 

Ils sont nombreux! Manipulation, extension ou accès sont désormais simplifiés. 

Créer un groupe, ajouter ou supprimer des membres, gérer les accès invités, utiliser les groupes depuis sa boîte aux lettres, communiquer… Les Groupes Office365 sont radicalement plus simples que les listes, ils évoluent avec les besoins des usagers. Les Groupes peuvenégalement être publics ou privés, ce qui facilite le contrôle de la part du propriétaire du groupe.   

Lajout de membre abonné (subscribe members en V.O) dans un groupe actif permet détendre la collaboration et donne accès à toutes les informations nécessaires. 

Les Groupes sont accessibles depuis de nombreux points: Outlook sur le web, Planner, SharePoint, PowerShell, OWA… Les utilisateurs choisissent leur outil, dans le cadre de la configuration décidée par la DSI, qui peut gérer facilement les applications liées et autorisations 

 

Les Groupes Office365 représentent donc de formidables opportunités pour les SI et pour les utilisateurs: leur fonctionnement est connu puisquinspiré des listes si chères à nos cœurs, les fonctionnalités sont multipliées et les points dentrée, diversifiés. Une version2.0 des listes de distribution pour une collaboration toujours plus globale.