Comment favoriser le travail collaboratif à distance
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Comment favoriser le travail collaboratif à distance

Comment favoriser le travail collaboratif à distance

Il est assez contre-intuitif d’associer « collaboratif » et « distance » dans la même expression. Faire travailler une équipe ensemble, c’est évidemment plus simple lorsqu’on peut être regroupé ! Mais la pandémie Covid-19 a rebattu les cartes : contraints et forcés, nous voici à devoir apprendre à travailler à distance, tout en continuant à gérer des projets en mode collaboratif.

Le travail à distance va s’imposer désormais dans la plupart des entreprises françaises. Celles qui étaient peu habituées au télétravail en découvrent la possibilité, si ce ne sont les avantages. Si quelques-unes sont encore assez réticentes à l’idée de voir leurs collaborateurs dispersés, certaines situations les forcent à développer de nouveaux modèles collaboratifs. Plutôt que de rejeter la collaboration en ligne quitte à se retrouver le bec dans l’eau, pourquoi ne pas essayer d’adopter cette nouvelle gestion des projets ? Blue Soft vous donne les clés pour apprivoiser le travail à distance tout en gardant la cohésion de votre équipe.

Travailler ensemble, même à distance

La situation actuelle le confirme : le travail à distance incarne la voie royale, et parfois unique, pour maintenir l’activité de l’entreprise, quel que soit le contexte. Dans certains cas, travailler seul peut se faire aussi bien dans l’entreprise qu’en télétravail, comme cela peut être le cas pour un développeur qui aurait quelques lignes de codes à écrire. Mais collaborer en ligne et en « remote » s’avère tout aussi possible, et c’est même l’occasion de découvrir que cela peut avoir certains avantages.

Collaborer à distance améliore le partage d’information

Dans des structures multisites ou avec des collaborateurs nomades, le travail à distance se révèle la solution la plus adéquate pour garder un contact permanent. La collaboration en ligne maintient un niveau de communication et de partage élevés : les informations sont transmises en temps réel via la messagerie instantanée et les documents sont accessibles par tous les acteurs grâce aux plateformes de partage de fichiers dans le cloud (telles que Sharepoint, notamment).

Privilégier la qualité à la praticité

L’utilisation de plateformes collaboratives permet de ne pas systématiser le travail sur site et désencombre les bureaux, ainsi que les e-mails intempestifs. Les outils digitaux gomment les frontières : le choix d’un partenaire, d’un collaborateur freelance ou d’un consultant ne se fait plus en fonction de son emplacement géographique, mais de ses compétences, ce qui aboutit sur des décisions orientées qualité et non praticité.

Être réactif face à des situations de crise

Tout le monde a bien compris la leçon du confinement : chaque entreprise doit être capable de réagir face à une situation qu’elle ne maîtrise pas. Afin de maintenir son niveau de production et de livraison, l’organisation est encouragée à dessiner de nouveaux modèles de collaboration. Via les outils digitaux, elle garantit la meilleure continuité possible de ses activités, même quand être sur place n’est plus possible. Bonus : le temps gagné à ne pas se déplacer rend les projets plus fluides, moins interrompus, plus rapides.

 

Quelques outils de travail et logiciels pour favoriser le collaboratif à distance

Il existe des quantités d’outils, plus ou moins concurrents, aux fonctionnalités qui se complètent. Nos préférés sont ceux de Microsoft, tant pour leur fiabilité que pour leur intégration à tous les niveaux de la vie de l’entreprise. Mais certains outils du marché présentent aussi leurs avantages, et si vous n’êtes pas encore équipés de la suite complète sur Microsoft, ils peuvent prendre le relais, en urgence.

Messagerie et visio pour communiquer

Microsoft Teams : devenu messagerie préférée des entreprises, Teams intègre toutes les fonctionnalités de Skype. Réunions à distance, partage d’écran, visioconférences… Teams est utile dans bien des circonstances. Adaptée aux organisations de toutes les tailles, elle peut accueillir de nombreux participants.

Slack : ce populaire outil de messagerie instantanée open source séduit par son fonctionnement en chaînes et son coût réduit. Son design facilite les communications entre collaborateurs et encourage aussi bien les discussions en one-to-onequ’en équipe.

Zoom : devenu soudainement très connu, cette application de visioconférence permet d’organiser des réunions avec un grand nombre de personnes, telles que des webinaires, par exemple.

Planification visuelle pour s’organiser

Planner ou Trello : deux outils « frères ennemis », qui ont beaucoup de similitudes. Grâce à leur fonctionnement en tableaux, ils permettent une gestion de projet collaborative très visuelle, par la gestion de tâches. Ouverts ouvert et faciles à manipuler, ils changent d’apparence en fonction des envies de chacun pour se parcourir aisément.

Asana : to-do list, messagerie instantanée, calendrier… Asana marie bien des fonctionnalités pour répondre à tous les besoins d’une équipe qui travaille à distance. Sobre et efficace, l’espace de travail sait s’effacer pour laisser place au contenu.

Monday : plus que complet, Monday permet de réaliser des miracles, ou presque. Entièrement personnalisable, il demande un peu de doigté lors de la prise en main. Une fois cerné, il simplifie grandement la collaboration.

Pour stocker et modifier

Google Drive : l’incontournable du partage de fichiers (Google Sheet, Google Doc…) permet de travailler à plusieurs sur du traitement de texte, des tableurs, des présentations, des sites, des formulaires, du design ou des cartes. Ses fonctionnalités collaboratives, comme les commentaires ou les suggestions, sont non invasives pour ne pas encombrer le cœur du travail tout en favorisant la coopération. Problème : il existe une grande défiance quant à la confidentialité des données

Dropbox : l’outil collaboratif a bien évolué depuis son offre de stockage de fichiers. Les équipes peuvent désormais communiquer, annoter, modifier, rassembler des documents et autres supports. Il se connecte aux autres applications comme Slack pour concentrer tout ce dont ont besoin les collaborateurs. Mais comme pour Google, on peut avoir une certaine défiance dur la sécurité des données.

 

La solution « All in One » : Microsoft Office 365

La solution qui intègre l’ensemble des fonctionnalités présentées ci-dessus est évidemment Office 365. Développée par Microsoft, c’est une solution 100 % digitale qui intègre de nombreuses fonctionnalités de communication. Partage de fichiers, d’e-mails, d’intranet, de réunions en ligne et de suite bureautique : de quoi favoriser grandement le travail collaboratif.

Les entreprises clientes d’Office 365 qui ont dû passer en télétravail du jour au lendemain ont probablement moins souffert que les autres. Et le travail en équipe a pu continuer dans le respect de la distanciation sociale imposée. Certains en ont même trouvé avantage, au moins dans une période réduite.

Pour l’aspect convivialité, la suite possède également un outil qui s’apparente aux réseaux sociaux : Yammer. Utilisé pour les projets mais aussi pour les discutions plus légères, les échanges de bons plans, les conversations de cafétéria, Yammer vient pallier le manque de contact humain que l’on peut ressentir lorsqu’on est trop souvent ou trop longtemps à distance.

Réactivité, communication simplifiée… Le travail collaboratif à distance présente de nombreux atouts dont il serait dommage de ne pas se saisir. À condition de le faire pour les bonnes raisons et dans des conditions adéquates. Les clés pour une transition réussie : le management early adopter de ces outils, ainsi qu’une formation complète des personnes concernées.