En 2012, le groupe Klesia est né de la fusion de deux acteurs de la protection sociale. Depuis 2009, la directive européenne Solvabilité 2 veut sécuriser le monde des assurances en leur imposant d’avoir des fonds propres élevés, de nature à couvrir un sinistre exceptionnel. Ceci n’est possible, pour beaucoup d’acteurs, qu’en se regroupant. Avec cette opération, Klesia dispose de la taille et de la solvabilité nécessaires pour être un acteur phare de la protection sociale, pour de nombreux secteurs d’activité.
Toute fusion appelle à une mise en commun des moyens, ressources et outils. Rapidement, le groupe Klesia a agi sur plusieurs facettes de son système d’information pour apporter une cohérence à tout le groupe, rationaliser les flux, mutualiser les efforts. Dans un contexte multi-projet, notre filiale Ileo, société de conseil spécialiste des assurances a accompagné le déploiement d’un ERP de gestion assurantiel devenu une référence du marché.
Une stratégie de développement visionnaire qui s’appuie sur des expertises complémentaires
Plutôt que de créer une solution ERP « maison », Klesia s’est appuyé sur Cegedim, un éditeur spécialisé dans l’écosystème de la santé et de la prévoyance, pour bâtir une solution qui puisse être adaptée à d’autres acteurs du marché. Une idée innovante reposant sur le partage des fondamentaux de production, mais qui nécessitait la plus grande rigueur à tous les échelons.
Pour la recette de l’application ainsi développée, Klesia a misé sur une démarche de Tierce Recette Applicative (TRA) et a confié à Ileo la mise en place de la stratégie de recettage, la définition des scénarios, du périmètre, le suivi de la campagne et le pilotage de l’ensemble des opérations, menés par un cabinet de conseil externe.
Le succès de cette phase a conduit à intégrer les consultants Ileo à plusieurs étapes du déploiement de l’application ACTIV’Infinite.
Les interventions d’Ileo sur le progiciel ACTIV’Infinite
Afin de suivre au plus près la recette du progiciel et de s’assurer de sa conformité avec la stratégie définie en amont, un expert Ileo a intégré l’équipe opérationnelle de conception. Notre filiale a ainsi, par exemple, contribué concrètement à la mise en œuvre du module Easy Collective, permettant la gestion collective des contrats d’assurance. Une expertise que nous pouvons aujourd’hui déployer chez d’autres utilisateurs de la solution.
Ileo a également accompagné la maîtrise d’ouvrage, la maîtrise d’œuvre et les équipes de gestion à la conduite du changement. Par la création de supports de formation et le coaching des équipes, Ileo a permis aux équipes et utilisateurs de se familiariser avec ce nouvel outil de gestion métier.
Par ailleurs, une consultante Ileo, spécialisée santé et prévoyance collective, est intervenue dans le paramétrage de l’outil. En effet, ACTIV’Infinite est un logiciel configuré pour s’adapter aux spécificités de chaque assureur, ce qui nécessite une certaine expertise du logiciel et du métier. C’est là une des idées innovantes du projet : partager le socle technologique et créer la valeur ajoutée dans son paramétrage.
En parallèle de ces missions, Ileo assurait également un rôle de Projet Manager Office, en soutien au PMO central, afin de fluidifier les étapes et alerter le management sur les points de vigilance.
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Une expertise sur les projets de transformation dans l’assurance de A à Z
Cette mission de longue durée aux côtés de Klesia – le projet a débuté en 2016 et prévoit de se terminer fin 2021 – illustre l’expertise complète d’Ileo sur les projets de transformation numérique du secteur de l’assurance. Pilotage, conception, recette et conduite du changement : toute la chaîne d’intégration des logiciels métier peut s’opérer en toute indépendance et grâce à une gouvernance stricte des consultants Ileo.
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Les bénéfices du projet chez Klesia et de la collaboration avec Ileo
Avant la mise en place du nouvel ERP, deux outils coexistaient sans pouvoir interagir. Aujourd’hui, Klesia peut mutualiser, rationaliser et harmoniser les procédures. Le progiciel, interconnecté à tout le système d’information, contient également une brique front office permettant d’alléger les opérations des utilisateurs et de gagner en efficacité. Les équipes de Klesia peuvent ainsi se centrer sur le métier et non la technologie.
Enjeu de taille, le projet répond également à la mise en conformité à la loi Eckert, qui impose aux banques et assurances, depuis le 1er janvier 2016, de recenser les comptes bancaires inactifs et les contrats d’assurance–vie en déshérence, afin d’en rappeler systématiquement l’existence à leur titulaire. Un défi relevé grâce au succès du projet dans un cadre budgétaire contraint et à la prise en compte de l’ensemble de l’environnement global dans le conseil stratégique en amont.
Pour une gestion de projet réussie, il faut avant tout maîtriser vos délais !
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