Les avantages insoupçonnés d'une plateforme collaborative pour votre entreprise
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Les avantages insoupçonnés d’une plateforme collaborative pour les collaborateurs, les managers et les clients

Les avantages insoupçonnés d’une plateforme collaborative pour les collaborateurs, les managers et les clients

Une plateforme collaborative est la pierre angulaire de la gestion de projet et du travail collaboratif, elle en permet le déploiement et l’expression. Chez Blue Soft, nous utilisons Office 365 et cette plateforme fait partie des plus déployées chez nos clients, voire dans le monde.

On le sait par l’usage, une plateforme collaborative offre de nombreuses possibilités : gagner du temps, structurer les échanges, centraliser l’information… Au point de devenir incontournable : 58 % des grandes et moyennes entreprises ont adopté une « digital workplace ». Mais bien plus qu’un outil facilitateur, la plateforme vous accompagne en réalité au-delà de l’organisation, sur de nombreux sujets, et génère par ricochet des avantages que vous ne soupçonniez peut-être pas au lancement du projet.

Grâce à la plateforme collaborative, les collaborateurs sont plus heureux

Un collaborateur heureux est un collaborateur productif. C’est en tout cas ce qu’a révélé l’étude de l’Ipsos et KFE : 65 % des collaborateurs estiment que le travail collaboratif améliore la productivité des équipes. Et un collaboratif heureux n’est pas seulement quelqu’un qui joue au baby-foot à la pause ! Le bonheur dans son travail passe par d’autres leviers :

  1. Une communication plus directe
  2. Le développement de l’horizontalité
  3. La rapidité de transmission des informations
  4. La mobilité facilitée

 

1.     L’outil collaboratif efface les barrières de communication

Une (bonne) plateforme collaborative inclut toujours un système de messagerie instantanée ; les collaborateurs n’ont plus à se rendre sur leurs boites mail déjà encombrées pour retrouver la trace d’un échange. Les fichiers partagés, commentaires et annotations limitent également les discussions lourdes et améliorent la communication.

Lire notre article sur Microsoft Teams

2.     La plateforme collaborative assouplit l’entreprise policée

Grâce à une répartition claire des tâches, plus de confusion entre le rôle d’exécutant et celui d’informé. Les collaborateurs ne reçoivent que les renseignements qui leur sont nécessaires, ils sont davantage responsabilisés et moins surveillés via les CC d’emails.

3.     Les collaborateurs accèdent aux informations en temps réel

Véritable atout dans la gestion de projet agile, l’outil collaboratif indique à l’équipe tout changement qui peut survenir : modification du planning, ajout de nouvelles pièces, révision du budget ou des acteurs… Ainsi, managers et opérationnels travaillent sur des éléments actualisés au fur et à mesure de l’avancement du projet.

4.     Les espaces de travail se multiplient

Incontournable à l’heure où 53 % des actifs sont des travailleurs nomades, l’outil collaboratif se dessine comme LA solution. Lorsque votre entreprise bascule d’un modèle d’intranet local à une plateforme collaborative, elle permet aux collaborateurs de travailler où qu’ils soient. Répartition multisites, perturbations dans les transports ou sur les routes, grèves, impératifs personnels… Gommez les imprévus et empêchements, tout le monde peut avancer sur ses projets depuis n’importe quel lieu.

 

séminaire travail collaboratif

 

Grâce à la plateforme collaborative, les managers sont plus heureux

Les managers aussi ont droit au bonheur ! Eux se réalisent pleinement lorsque 3 conditions sont réunies :

  1. Son rôle est véritablement support de son équipe
  2. Il gère bien son temps
  3. Il maîtrise le planning

 

1.     Le manager mue en facilitateur

À travers son interface personnalisée, le manager utilise ses outils pour dynamiser l’équipe et fluidifier les échanges. Il peut par exemple, proposer des formations ou libérer l’accès à un fichier externe à son équipe afin de gommer les frictions. Il profite des possibilités de son espace de travail virtuel pour basculer du chef au facilitateur.

2.     Le manager optimise son temps

Les plateformes collaboratives associent la centralisation des informations à celle des communications. Semaine après semaine, toute l’équipe a accès aux mêmes éléments : plus besoin de multiplier les réunions d’avancement, la transmission est fluide. Et si vraiment, le manager a besoin d’échanges de groupe, il peut organiser des réunions à distance grâce aux applications intégrées aux plateformes collaboratives.

3.     Le manager reprend le contrôle sur son travail

En s’appuyant sur son tableau de bord, le manager possède une vision globale de son travail et de ses projets. En passant d’échanges push (réception intempestive d’emails) à la collecte d’information pull (prise d’informations via le tableau de bord), la perception et l’exécution même du travail de manager se modifient. Il devient maître de ses impératifs et dicte lui-même son planning.

Grâce à la plateforme collaborative, les clients sont mieux satisfaits

Si, comme 67 % des entreprises, vous considérez la relation client stratégique, les plateformes collaboratives vont vous rendre de précieux services. Car le collaboratif ne s’arrête pas aux frontières du bureau, les clients aussi en bénéficient.

L’outil collaboratif œuvre pour plus de transparence

Lorsque votre entreprise ouvre certaines données à vos clients, ceux-ci disposent d’informations pertinentes en temps réel. Ainsi, ils ont un aperçu de leurs demandes, du travail effectué par vos équipes, des fichiers clés et des changements dans le planning. Basculer d’un rapport commercial à un rapport partenarial construit une relation basée sur la confiance.

Le client module ses demandes en temps réel

Lorsqu’il se concentre sur un élément ou en fonction de ses changements internes, le client peut être amené à modifier ses requêtes. Puisqu’il a accès à vos informations et peut communiquer facilement avec vous, sa satisfaction n’en sera que plus grande.

Maximiser l’impact de votre transformation digitale, autonomiser vos collaborateurs, assouplir le quotidien de votre manager et fidéliser vos clients… La plateforme collaborative vous ouvre des perspectives prometteuses. Toutefois, ne faites pas l’impasse sur la formation aux outils de gestion, sans quoi vos efforts pourraient être insuffisants. Une bonne maîtrise du déploiement des outils permettra aux collaborateurs d’adopter ces nouveaux concepts de façon fluide. Faites-vous accompagner par nos Experts pour définir votre projet !