Nouveaux compagnons d’équipe, les logiciels de gestion de projet fleurissent un peu partout. Le terme « gestion de projet » est même un peu abusif, quand il s’agit souvent de gérer des tâches plutôt que des projets complexes dans les nouveaux modes de travail. Parmi les logiciels gestionnaires de tâches, comment choisir ? Quelles sont les informations importantes ?
Blue Soft se penche sur deux leaders du marché et vous délivre son analyse, de la prise en main au prix en passant par la sécurité ou la gestion d’équipe. Deux solutions sont très connues et parmi les meilleurs logiciels du marché. Trello vs. Microsoft Planner, voici deux gestionnaires de tâches bien connus du marché qui favorisent le travail collaboratif et le travail en mode projet. Qui sortira vainqueur du match ?
Un principe de fonctionnement similaire avec un vocabulaire différent
Trello fonctionne par tableaux, listes et cartes. Chaque utilisateur peut créer son tableau, y intégrer des listes et les détailler via des cartes. Pour aller plus loin et devenir une réelle plateforme de gestion de projet collaborative, Trello a intégré les Power-ups (Plugins qui enrichissent le tableau). Bien évidemment, tous les tableaux sont entièrement collaboratifs : chaque équipe possède un accès aux listes, peut les modifier, gérer ses tâches et attribuer des rôles.
La solution Planner de Microsoft possède également son propre vocabulaire : plans, tâches, compartiments. Le soin apporté à l’interface donne le ton : Microsoft veut délivrer une solution pratique et modulable. Dès la page d’accueil, un tableau de bord informe sur l’avancement du projet en un coup d’œil pour se placer en véritable aide des chefs de projets. Si la gestion de tâches est assez semblable à son concurrent, le Planificateur sépare nativement les projets en cours et ceux réalisés. Les options de tri personnifient l’affichage pour l’utilisateur. Pas de « power-ups » du côté de Microsoft Planner… qui n’en n’a pas besoin ! Totalement intégré à la suite Office 365, il bénéficie déjà d’une vision utilisateur, de l’intégration à l’agenda, du partage de documents via SharePoint ou d’informations de groupes.
Constituer et gérer les équipes projet
Incontournable dans la planification de projet, la constitution d’équipe chez Trello se fait simplement. Chaque tableau possède sa propre équipe. Celle-ci se modifie aisément, que l’action provienne de l’utilisateur ou de l’administrateur. Les tableaux peuvent être visibles par une équipe, une organisation, tout le monde ou personne. Les paramètres sont accessibles uniquement pour l’administrateur ou le créateur du tableau.
Chez Microsoft, on place l’équipe au centre. Les utilisateurs peuvent se parler, s’attribuer des tâches et partager des documents via le plan. Des utilisateurs externes à Office 365 peuvent également faire partie de l’équipe et ont accès à quelques fonctionnalités.
De plus, les tableaux Microsoft Planner sont intégrables en un clic aux équipes Teams, et leur sont liés de façon automatique par la magie Office 365, là-encore. Pas besoin de modules supplémentaires, et il est même possible de créer son tableau Planner directement depuis une conversation Teams !
La sécurité des informations du projet
Dans sa version la plus complète, Trello propose une authentification à 2 facteurs, des permissions d’administration assez poussées et l’authentification unique pour les fournisseurs SAML. Vigilant sur la sécurité des données, l’outil de gestion de ressource est certifié SOX et SOC2 de type 1 et répond à la norme PCI-DSS. Le Planificateur de Microsoft bénéficie des mêmes règles de sécurité que toute la suite Office 365. L’outil est également conforme à la RGPD. La stratégie d’autorité de certification pour une app s’active dans Microsoft Intune (portail Azure). Pas besoin de manipuler la sécurité dans chaque application, l’administrateur peut tout gérer depuis Azure.
Sur le point de la sécurité, nous donnons nettement avantage à la solution Planner. En effet, la limitation du nombre de modules externes évite bien des failles de sécurité, et là encore l’intégration native avec tous les outils Microsoft constitue un point fort.
Pour plus d’informations, lisez notre article sur les 3 types de cyberattaques auxquelles vous pouvez être confronté.e.
Les prix
Trello existe en version gratuite avec accès aux tableaux, listes, cartes et options. Les limites se trouvent dans la gestion d’équipe, le nombre de tableaux par équipe, l’accès aux Power-ups et la sécurité. Le logiciel de gestion en SaaS propose une option « Business Class » qui s’utilise par une équipe dans l’entreprise. Elle donne accès à plus de fonctionnalités sans toutefois laisser une liberté totale aux utilisateurs. Si toute l’entreprise utilise cet outil, elle doit passer au logiciel complet. Ainsi, elle maîtrise tous les paramètres, renforce sa sécurité et délègue la gestion à son propre administrateur système.
Le Planificateur Microsoft est inclus dans les offres Business Premium et Business Essentials des packs Office 365. L’outil de to do lists s’enrichit dans la version Premium grâce aux Bookings et Customer Manager.
L’intégration des solutions
Le passage de Trello en outil gratuit à Trello Enterprise se fait en 5 étapes :
- Définir les besoins
- Mettre à niveau ses équipes
- Configurer le SSO
- Afficher les lignes directrices
- Exploiter les possibilités de gestion
Grâce à un parcours intuitif et une gestion simplifiée, les deux outils sont très utiles pour gérer des projets. Toute la question réside dans l’utilisation. Si vous cherchez un réel gestionnaire de projet, Microsoft répondra mieux à vos attentes, son concurrent Trello n’incluant ni les budgets, ni les milestones, ni les fonctions d’administration. Dans une stratégie de déploiement du travail collaboratif, nous vous recommandons donc d’utiliser Planner. Et nous pouvons vous accompagner dans cette stratégie et la découverte des autres outils collaboratifs d’Office 365, contactez-nous !
