Depuis juillet 2017, le pôle digital de Blue Soft accompagne Vinci Immobilier dans l’amélioration des processus liés au contrôle qualité. Une collaboration en mode agile qui a permis de transformer les processus et les habitudes, jusqu’à impacter d’autres services de l’entreprise. Retour d’expérience avec Stéphane Gogeat-Damois, Directeur de Projets Digitaux de Vinci Immobilier.
Pouvez-vous nous préciser les contours du projet initial chez Vinci Immoblier et le moment où Blue Soft est intervenu ?
Stéphane Gogeat-Damois : « Le projet pour lequel Blue Soft est intervenu s’inscrit dans une démarche de dématérialisation. Le projet consistait à mettre sous forme d’application web un outil stratégique de pilotage de nos chantiers : le DCQ (Dossier Contrôle Qualité). Le DCQ est une sorte de fil d’ariane du déroulement des opérations liées à un projet immobilier, qui intervient dès le lancement du projet et jusqu’à sa réalisation finale. Il s’agit donc d’un élément qui peut atteindre des volumes importants. Jusqu’alors, ce dossier prenait la forme d’un fichier Excel, avec toutes les limites que cela implique.
Avec cette application, nous voulions atteindre deux objectifs : rendre la vie des collaborateurs plus simple et rendre le document plus fiable et utile. Par exemple avec des modes d’autocomplétion, ou l’automatisation de reportings.
Le projet a démarré en juillet 2017, d’une page blanche. L’équipe constituée par Blue Soft pour développer l’application est intervenue au tout début, dès la formulation du cahier des charges. Blue Soft nous a également accompagné sur les premières phases de prototypage, pour valider l’ergonomie et les contenus. Ensuite nous sommes passés à la phase de développement à proprement parler. »
La collaboration en mode agile, qu’est-ce que ça apporte chez Vinci Immobilier ?
« Dans ce type de projets, vous avez une idée de départ qui évolue forcément. D’une part parce que les besoins utilisateurs évoluent eux-mêmes, ou parce que certaines attentes ne se sont pas encore exprimées lors de la rédaction du cahier des charges. D’autre part parce que la découverte d’une fonctionnalité souhaitée peut nous amener à vouloir l’enrichir encore, à l’améliorer.
La méthode SCRUM, méthode agile, a été choisie parce qu’elle répondait bien à ces situations. Selon une roadmap établie, Blue Soft a mené dans un premier temps des sprints de 1 mois, puis de 15 jours dans la phase de production la plus active. Ce séquençage nous a permis de tester et d’améliorer de façon continue les différents éléments de l’application.
Du point de vue de l’évolutivité des équipes, la méthode agile est aussi très intéressante. Pendant la réalisation de la première moitié de l’application, qui fait le focus sur la partie amont du lancement des travaux, nous avons eu jusqu’à 3 personnes de chez Blue Soft impliquées, complétées par un Directeur de Projet qui remplissait le rôle de Scrum Master. Une fois cette première phase livrée, en janvier 2019, nous avons gardé une personne jusqu’en octobre pour la livraison finale de l’application.
Nous avons trouvé de nombreux avantages à ce fonctionnement en agilité. Même au niveau des personnes à l’origine de la demande, moins familières de SCRUM. Le fait de pouvoir suivre les livraisons successives rassure sur l’évolution du projet. Il faut cependant être vigilant sur la communication : tout le monde n’est pas coutumier du « quick and dirty », et il faut anticiper en échangeant bien sur les étapes d’amélioration à venir. » explique Stéphane Gogeat-Damois.
Avez-vous rencontré des contraintes techniques ?
« Il y en a toujours ! En l’occurrence nous partions d’une base SharePoint, pour avoir un mode de classement des documents adapté aux opérations. Mais comme nous étions sur la version SharePoint 2013, nous manquions de souplesse. Le défi technique a donc consisté à ajouter une couche Web, pour avoir une interface agréable, ergonomique. Cet add-in SharePoint a été développé et designé entièrement sur mesure.
C’était une architecture ambitieuse mais indispensable à l’expérience utilisateur. Et l’équipe a fourni un travail remarquable, avec des livraisons de qualité, dans le respect des bonnes pratiques, pour faciliter la maintenance et les évolutions du projet. »
Avez-vous atteint les objectifs que vous vous étiez fixés chez Vinci Immobilier ?
« Le principal est la satisfaction des utilisateurs. On essaye de la mesurer précisément mais c’est encore un peu tôt. La livraison finale est très récente et tout le monde ne s’est pas encore approprié ce nouvel usage. Mais l’outil est très bien perçu, même s’il reste lourd par sa nature, car le DCQ demande un travail administratif important. Il ne sera vraiment simplifié que lorsqu’il sera relié à d’autres bases documentaires de la société. Nous allons donc nous inspirer de ce qui a été fait pour engager de nouveaux projets de dématérialisation et gestion documentaire.
Bien sûr nous avons sollicité Blue Soft pour commencer à y réfléchir. Cette première collaboration a été particulièrement réussie, j’ai rarement fait des recettes aussi agréables ! A l’écoute et réactifs, ils ont su s’adapter à nos besoins et y répondre avec de la souplesse. En plus d’avoir prouvé sa compétence technique, l’équipe digitale bénéficie désormais d’une bonne compréhension du métier de l’immobilier et des enjeux liés à ces projets, comme de notre fonctionnement, nos contraintes et nos attentes. » conclut Stéphane Gogeat-Damois.
